Jak walczyć z nadmiernymi kosztami i niesolidnymi dłużnikami?

10.09.2021

Własny biznes to sposób na wolność osobistą i pieniądze. Dzięki niemu uwalniamy się z pracy w korporacji lub cudzej firmie. Odzyskujemy prawo decydowania o sobie, układania swojego kalendarza dni pracy i urlopu, wybierania sobie współpracowników i podejmowania lub odrzucania związanych z biznesem obowiązków. To bardzo wiele, jednak wszystko ma swoją cenę, a biznes swoje ryzyka i zagrożenia. Jednym z największych są nadmierne koszty i niesolidni dłużnicy.

Droga do sukcesu

Dobra wiadomość jest taka, że jako przedsiębiorcy mamy prawo podejmować decyzje, które kształtują naszą rzeczywistość biznesową. Nikt nam nie narzuca nam, przedsiębiorcom, z kim mamy pracować, ani jakie koszty ponosić. To zawsze nasz wybór. Jeżeli zdamy sobie z tego sprawę, łatwiej przyjdzie nam wyciągnąć oczywisty wniosek, że wszystko, co się dzieje, jest wynikiem naszego działania i decyzji. Jesteśmy w równym stopniu przyczyną sukcesu, ale też każdej porażki.

Skąd się biorą nadmierne koszty?

Biznes to suma uporządkowanych procesów, które ze wsparciem różnych urządzeń obsługują ludzie, nasi pracownicy. Na skutek przeróżnych obciążeń fiskalnych koszt pracy ciągle rośnie i kwota wynagrodzenia stanowi tylko pewną część ogółu wydatków związanych z etatem. Wartość pracy danego pracownika musi być sporo więcej warta, aniżeli całkowity koszt jego zatrudnienia, aby było to opłacalne.

Pracownicy nie wzięli się znikąd, ktoś ich zatrudnił i powierzył im określony zakres obowiązków, opisując w umowie lub towarzyszących dokumentach co mają robić, czyli jakimi procesami się zajmować.

Jaka jest wartość procesu, który obsługuje pracownik? Czy jest to istotne zadanie, przynoszące firmie korzyści, czy też coś, z czego można zrezygnować albo inaczej zaaranżować jego realizację?

Znany autor, C. N. Parkinson, doradca brytyjskiego rządu, zauważył w swojej książce pt. Prawo Parkinsona, że rozrastająca się biurokracja na pewnym etapie zaczyna zajmować się wyłącznie sama sobą. Tworzy bezproduktywne procesy, które niczemu nie służą. Ta sama zasada dotyczy każdej firmy, tak państwowej jak i prywatnej, różnica jest tylko w skali.

Krótko mówiąc, tnij zbędne etaty i zatrudniaj wyłącznie niezbędnych ludzi.

Planowanie wydatków

Każdy przedsiębiorca tworzy plany budżetowe, sumując nadchodzącą sprzedaż na miesiąc, kwartał lub więcej do przodu. To samo trzeba wykonywać po stronie wydatków, czyli kosztów. Warto pamiętać, że o ile sprzedaż z zasady zawsze będzie niższa od naszych oczekiwań, o tyle koszty zaskoczą nas raczej w drugą stronę. Dlatego konieczny jest bufor w postaci zysku, im większy, tym lepszy. Planowanie sumy przychodów i kosztów „na zero” przynosi opłakane rezultaty.

Wolne środki na rachunku, nawet spore, nie powinny być powodem do nadmiernego optymizmu, o ile nie przewyższają znacząco wszystkich naszych zobowiązań. Dysponowanie nimi w lekki sposób, z nadzieją, że „jakoś to będzie”, to prosta droga do poważnych kłopotów.

Dlatego dobrą praktyką jest:

  • prowadzić rejestr przyszłych kosztów, informujący, z jakimi wydatkami będziemy mierzyć się co miesiąc;
  • dokonywać kwartalnego przeglądu, sprawdzając, czy nasze koszty mieszczą się w zakładanym budżecie i jak wyglądają na tle sprzedaży;
  • jeżeli sprzedaż idzie gorzej od założeń budżetowych, wydzielić grupę kosztów, które będą podlegać redukcji i zastanowić się jak rozpisać zadania w ograniczonym zespole ludzkim;

Trzeba mieć też świadomość, że jeśli generowane przez naszą działalność straty przekroczą pewien dopuszczalny próg, to ich odrobienie może być niemożliwe, a konsekwencją będzie upadłość.

Niesolidny dłużnik

Koszt etatów jest dla każdego przedsiębiorcy jaskrawo widoczny, ponieważ zazwyczaj stanowi najwyższą pozycję w tej kategorii. Jednak istnieje też groźniejszy przeciwnik, koszt ukryty, którego w sprawozdaniu początkowo zupełnie nie widać. Tym kosztem są straty poniesione w związku z nieodzyskanymi należnościami.

Klient, który opóźnia się z rozliczeniem swoich zobowiązań, przynosi więcej strat niż korzyści. Zawracanie głowy, maile z przypominaniem, telefony to tylko początek problemu, a przecież istnieje ryzyko, że swoich pieniędzy nie zobaczymy już nigdy.

Strata na sprzedaży nieuczciwemu klientowi może oznaczać, że np. cały rok ciężkiej pracy i mozolnej kontroli kosztów idzie na marne, a czasem przedsiębiorca traci w ten sposób nawet większe oszczędności.

Do nowych klientów i sporych transakcji należy podchodzić ostrożnie, lepiej nie zarobić, niż stracić.

Zdarza się, że  dłużnika tworzymy sami, nie upominając się o swoje pieniądze. Nie każdy kontrahent jest tak uczciwy i sumienny jak my. Często nawet wykonanie jednego telefonu z przypomnieniem spowoduje odzyskanie należnych nam środków, dlatego w biznesie jak na drodze, stosujemy zasadę ograniczonego zaufania i myślimy za innych uczestników ruchu, w tym przypadku inne firmy. 

Porada: Klient nie płaci faktury? Dowiedz się jak działa e-windykacja i jak zadbać o terminową zapłatę za faktury.

Zobowiązania w terminie

Dobry przedsiębiorca płaci swoje zobowiązania w terminie. Dlaczego? Bo wie, że to się opłaca. Dzięki temu zyskuje w oczach swoich dostawców szacunek, a jego potrzeby są obsługiwane priorytetowo. Pozwala mu to także na zgromadzenie wokół siebie najlepszych ludzi, specjalistów, którzy nie mają powodu szukać innego pracodawcy lub klienta. To jeden z kluczowych czynników sukcesu.

Zupełnym przeciwieństwem natomiast jest ktoś, kto lekceważy potrzeby swoich partnerów albo wręcz finansuje swoją działalność cudzymi pieniędzmi. Taki człowiek nie zasługuje nawet na nazwę przedsiębiorcy, a jego zachowanie nie pozwala na żadne zaufanie. W ten sposób biznesu się nie prowadzi.

Sposób na nieprzewidziane wydatki

Zdarza się, że nawet w dobrym przedsiębiorstwie wystąpią nieoczekiwane koszty, wynikające albo ze zdarzeń losowych, albo ze złej oceny rzeczywistości. Dobry przedsiębiorca umie skorygować funkcjonowanie swojej firmy, a lukę kapitału wypełnić finansowaniem obcym.

Takim rozwiązaniem jest właśnie faktoring lub inaczej dyskonto faktur, gdzie należności o przyszłej dacie płatności stanowią podstawę do bieżącego finansowania zobowiązań. Dzięki technologii finansowanie można uzyskać z poziomu swojego komputera, składając wniosek online.

Porada: Jak szybko uzyskać finansowanie pod fakturę? Przeczytaj, jak “wymienić” fakturę na gotówkę.

Podsumowanie

„Trzymaj przyjaciół blisko, ale wrogów bliżej”, wszyscy znamy to powiedzenie z filmu pt. „Ojciec Chrzestny”. Koszt to największy wróg przedsiębiorcy i dlatego nie wolno go tracić z oczu. Jeśli będziemy pilnować się tej zasady, unikniemy wielu niepotrzebnych kłopotów.

Jeżeli ten artykuł był pomocny, pomyśl jak pomocny jest nasz program