Paliwo w kosztach firmy. Sposób rozliczenia zależy od samochodu i jego użytkowania
03.09.2026
03.09.2026
Osobne zasady obowiązują w PIT i VAT.
Jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany zarówno w działalności, jak i poza nią, 25 proc. wydatków związanych z jego używaniem jest wyłączonych z kosztów podatkowych. Do kosztów można więc zaliczyć 75 proc. wydatków eksploatacyjnych. Dotyczy to między innymi paliwa.
Zasada obejmuje samochody osobowe używane w firmie na różnych podstawach, w tym pojazdy leasingowane czy wynajmowane, o ile nie chodzi o prywatny samochód właściciela objęty odrębną regulacją.
Jeżeli przedsiębiorca wykorzystuje w działalności własny prywatny samochód osobowy, który nie stanowi składnika majątku firmy, do kosztów może zaliczyć 20 proc. wydatków związanych z jego używaniem. Ta zasada obejmuje między innymi zakup paliwa, naprawy, części czy ogumienie.
Kluczowe jest faktyczne korzystanie z pojazdu również do celów działalności gospodarczej. Samo posiadanie samochodu nie daje podstawy do rozliczania części jego kosztów.
Limit 75 proc. dotyczy samochodu używanego również do celów niezwiązanych z działalnością. Jeżeli samochód służy wyłącznie biznesowi i przedsiębiorca jest w stanie wykazać taki sposób użytkowania, ograniczenie nie znajduje zastosowania.
Przy VAT dochodzą odrębne wymagania. Dla typowego samochodu osobowego wykorzystywanego jednocześnie prywatnie i służbowo przedsiębiorca odlicza co do zasady 50 proc. VAT od paliwa i innych wydatków związanych z pojazdem.
Pełne odliczenie VAT może przysługiwać przy samochodzie używanym wyłącznie w działalności, po spełnieniu warunków przewidzianych w ustawie. W takim przypadku znaczenie mają między innymi zasady użytkowania pojazdu, ewidencja jego przebiegu oraz zgłoszenie VAT-26.
Przedsiębiorca rozliczający PIT ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych nie pomniejsza przychodu o wydatki na paliwo. Dotyczy to także innych kosztów samochodowych.
Nie wyklucza to odliczenia VAT. Jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, podatek od paliwa rozlicza według zasad VAT niezależnie od tego, że dla podatku dochodowego wybrał ryczałt.
Przy dodawaniu wydatku samochodowego w Faktura.pl użytkownik wskazuje kategorię zakupu oraz pojazd, którego dotyczy dokument. Po wcześniejszym dodaniu pojazdu system może określać sposób rozliczenia kolejnych wydatków w VAT i KPiR na podstawie zapisanych informacji o samochodzie.
Przy większej liczbie faktur za paliwo pobranych z KSeF dokumenty dotyczące tego samego pojazdu i rozliczane według tych samych zasad można zaznaczyć razem i nadać im wspólne parametry, wówczas wydatek księguje się automatycznie.
Autor kilkudziesięciu artykułów o tematyce biznesowej w branżowych mediach. Od lat realizuje misję edukowania przedsiębiorców ws. skutecznego korzystania z faktoringu poprzez tworzenie i dystrybuowanie treści. Absolwent Politechniki Warszawskiej, gdzie uzyskał tytuł magistra Administracji ze specjalizacją Finanse i Bankowość. Redaktor naczelny biznesowego serwisu portal.faktura.pl.
Polecane artykuły
03.09.2026
Nie istnieje lista urządzeń, które z samej swojej nazwy stają się kosztem działalności. Ustawa o PIT opiera się na związku wydatku z uzyskaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Z tego powodu także sprzęt kojarzony z prywatnym użytkowaniem może w określonej firmie mieć wyraźne zastosowanie biznesowe.
czytaj dalej01.09.2026
Faktura wystawiona na firmę nie daje automatycznie prawa do pełnego odliczenia VAT. Nie przesądza też sama w sobie, że wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu.
czytaj dalej01.09.2026
Ten sam firmowy wydatek może mieć zupełnie inny wpływ na podatek w zależności od sposobu rozliczania działalności. Przy skali podatkowej i podatku liniowym koszty pomniejszają dochód. Przy ryczałcie podatek jest liczony od przychodu, więc wydatki związane z działalnością nie obniżają PIT.
czytaj dalej