12 Lutego
2018
powrót

Jak korzystnie kupić i rozliczyć samochód prowadząc działalność gospodarczą?

Prowadząc działalność gospodarczą często wyjeżdżasz do klientów, na spotkania, załatwić firmowe sprawy, a tym samym niezbędnym elementem staje się samochód. W obecnych czasach mało który właściciel firmy wyobraża sobie prowadzenie działalności bez niego. I dlatego w tym artykule omówimy jak kupić samochód i jak rozliczać koszty związane z jego eksploatacją.

Jak korzystnie kupić i rozliczyć samochód prowadząc działalność gospodarczą?


Jak kupić samochód?

Możliwości nabycia samochodu do firmy jest kilka. Poniżej przedstawiam te najczęstsze i najłatwiejsze.

1. Kupno na fakturę

Jednym z najbardziej powszechnych sposobów jest po prostu zakup samochodu na fakturę VAT. Taki zakup musisz sfinansować z prywatnych środków lub wziąć kredyt. Samochód staje się środkiem trwałym w Twojej firmie i jeśli jest warty więcej niż 3500 zł musisz je amortyzować. Samochody osobowe objęte są 20% stawką amortyzacji, ale jeśli auto było używane przed zakupem przynajmniej 6 miesięcy możesz ustalić indywidualną stawkę i zwiększyć amortyzację do 40% rocznie. Co to znaczy? Amortyzacja oznacza, że wartość Twojego samochodu zostanie podzielona na 60 lub 30 „rat” i w każdym miesiącu do kosztów Twojej firmy zostanie zaliczona 1/30 lub 1/60 wartości początkowej samochodu.

Często zdarza się, że posiadałeś samochód jeszcze przed rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej. Taki samochód również może stać się środkiem trwałym Twojej firmy. Pewnie zastanawiasz się teraz jak tego dokonać skoro nie masz faktury, dokumentującej zakup tego samochodu. Otóż w takiej sytuacji musisz, jako właściciel firmy, wypisać oświadczenie, w którym podasz dane samochodu oraz jego wartość i datę od kiedy Twój samochód będzie samochodem służbowym.

Jeśli zakup samochodu sfinansowałeś kredytem to kosztem Twojej firmy będą również odsetki od każdej raty kredytu.

2. Leasing operacyjny

Leasing operacyjny jest drugim najbardziej popularnym sposobem nabycia samochodu do firmy, a zarazem najprostszym pod względem rozliczeń. Aby nabyć samochód musisz udać się do firmy zajmującej się leasingami samochodów i wybrać najkorzystniejszą dla siebie ofertę. W takim wypadku musisz liczyć się z tym, że będziesz musiał przygotować dokumenty finansowe firmy i z tym, że nowym firmom ciężko jest otrzymać leasing. Samochód leasingowany przez cały okres leasingu nie będzie środkiem trwałym firmy czyli nie będzie widniał w ewidencji. Po okresie leasingu możesz oddać samochód i wziąć nowy w leasing lub wykupić stary, który w momencie wykupu stanie się środkiem trwałym firmy.

Kosztem uzyskania przychodu będzie wartość raty leasingowej. Od firmy leasingującej samochód będziesz otrzymywał co miesiąc fakturę na wartość poszczególnych rat. Wszelkie koszty dotyczące eksploatacji samochodu (np. koszty paliwa, ubezpieczenia, myjni, napraw) będą bezpośrednio zaliczane do kosztów uzyskania przychodu Twojej firmy.

3. Leasing finansowy

Leasing finansowy nie jest popularnym sposobem nabycia samochodu do firmy. System ten jest mieszanką leasingu operacyjnego i zakupu na fakturę. Z jednej strony otrzymujesz co miesiąc fakturę, a z drugiej strony wartość faktury nie jest kosztem, ponieważ wartość samochodu jest amortyzowana - to tak jakbyś kupił ten samochód na fakturę, jest on środkiem trwałym Twojej firmy i kosztem są odpisy amortyzacyjne. Wszelkie koszty eksploatacyjne związane z samochodem są zaliczane bezpośrednio w koszty firmy. W organizacji leasingu pomogą Tobie oczywiście firmy leasingowe.

4. Najem długoterminowy

W najmie długoterminowym właścicielem pojazdu pozostaje firma wynajmująca. Dla Ciebie kosztem będzie wartość faktury oraz opłaty eksploatacyjne. Fakturę za najem bezpośrednio zaliczasz w koszty swojej firmy, natomiast możliwość zaliczenia kosztów związanych z eksploatacją samochodu do kosztów uzyskania przychodu firmy zależy od samej umowy najmu. Jeśli umowę najmu można uznać za umowę leasingu to koszty eksploatacji również zaliczasz bezpośrednio w koszty firmy, ale jeśli umowy najmu nie można uznać za leasing to będziesz musiał prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówkę, i dopiero na podstawie tej ewidencji będziesz mógł zaliczyć koszty eksploatacji do kosztów firmy.

Jakie muszą być warunki umowy najmu, aby uznać ją za umowę leasingu?

  1. umowa powinna zostać zawarta na okres nie mniej niż 5 lat lub na okres równy min. 40% normatywnego okresu amortyzacji (okres amortyzacji trwa 60 lub 30 miesięcy w zależności czy jest to auto nowe czy używane), jeżeli jej przedmiot podlega amortyzacji,
  2. suma ustalonych opłat (bez VAT) powinna odpowiadać co najmniej wartości początkowej jej przedmiotu (tj. wartości netto samochodu powiększonej np. o opłaty rejestracyjne, koszty transportu czy ubezpieczenia podczas transportu).

Jeśli Twoja umowa najmu długoterminowego spełnia powyższe warunki to nie będziesz musiał wypełniać ewidencji przebiegu pojazdu.

Jak widać sposobów na zakup oraz rozliczenie samochodu w firmie jest sporo. Zanim podejmiesz decyzję sprawdź dokładnie wszystkie opcje i odwiedź kilka firm oferujących leasingi.


Natalia Naklicka

Księgowa