Instrukcja KSeF dla spółki w Faktura.pl
18.03.2026
18.03.2026
W celu korzystania z KSeF spółki i podmioty niebędące osobami fizycznymi muszą w pierwszej kolejności złożyć w urzędzie skarbowym formularz ZAW-FA, aby wskazać osobę uprawnioną do zarządzania systemem KSeF.
Zawiadomienie ZAW-FA składa się w urzędzie skarbowym właściwym dla podatnika:
przy czym zawiadomienie musi być podpisane zgodnie z reprezentacją podmiotu.
Po przetworzeniu złożonego ZAW-FA przez urząd skarbowy osoba wskazana
w zgłoszeniu loguje się do Aplikacji Podatnika KSeF.
| Logowanie do Aplikacji Podatnika KSeF odbywa się poprzez stronę: https://ap.ksef.mf.gov.pl |
Do wyboru są następujące metody uwierzytelnienia:
Przy wyborze tej metody zostaniesz przekierowany na stronę logowania do Profilu Zaufanego, gdzie należy przejść proces autoryzacji.
Wybierając autoryzację podpisem kwalifikowanym:
Wybierając autoryzację odciskiem palca:
W kolejnym kroku określ kontekst logowania.
W polu Identyfikator wskaż jedną z poniższych opcji:
Następnie wprowadź numer wybranego identyfikatora i kliknij Uwierzytelnij oraz dokonaj logowania zgodnie z wybranym sposobem.
W zakładce Certyfikaty -> Wnioskuj o certyfikat uzupełnij poniższe pola:
| Hasło należy bezpiecznie zapisać, ponieważ w późniejszym etapie nie ma możliwości jego odzyskania. |
Po uzupełnieniu powyższych pól kliknij w opcję Generuj, a wówczas na urządzeniu zapisze się klucz prywatny (.key).
W polu Przeznaczenie certyfikatu wybierz:
Ustal datę ważności certyfikatu w polu Certyfikat ważny od i kliknij Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu.
Po zatwierdzeniu wniosku o certyfikat wybierz Pobierz Certyfikat, a certyfikat (.crt). zostanie zapisany na urządzeniu
| Aby uzyskać drugi typ certyfikatu, należy powtórzyć powyższą procedurę.
Certyfikaty przechowuj w bezpiecznym miejscu i nie udostępniaj ich osobom trzecim. |
Osoba zgłoszona w ZAW-FA posiada wyłącznie uprawnienia administracyjne do zalogowania się do KSeF danego podmiotu i nadawania uprawnień.
Aby wystawiać i odbierać faktury integrując się z systemem księgowym konieczne jest jeszcze nadanie uprawnień na konkretny PESEL lub NIP.
W tym celu w Aplikacji Podatnika KSeF należy przejść do zakładki Uprawnienia -> Nadaj uprawnienia.
W sekcji nadawania uprawnień należy wybrać odpowiedni rodzaj uprawnień oraz uzupełnić poniższe dane:
W sekcji Zakres uprawnień należy zaznaczyć co najmniej jedno z poniższych:
oraz zatwierdzić swój wybór przyciskiem Nadaj Uprawnienia.
Aby zintegrować się z KSeF w systemie Faktura.pl należy wgrać wygenerowane certyfikaty. W tym celu należy kliknąć w przycisk POŁĄCZ KONTO Z KSEF.
Następnie wybieramy połączenie za pomocą certyfikatu.
Wczytujemy klucz prywatny dla certyfikatu autoryzującego z rozszerzeniem „.key” oraz certyfikat z rozszerzeniem „.crt” oraz wpisujemy hasło ustalone na etapie generowania certyfikatu.
Po naciśnięciu przycisku DALEJ system zostaje zintegrowany z KSeF.
W kolejnym kroku możemy przejść do wgrania certyfikatu offline klikając w przycisk DODAJ CERTYFIKAT OFFLINE, gdzie wczytujemy klucz prywatny dla certyfikatu offline z rozszerzeniem „.key” oraz certyfikat z rozszerzeniem „.crt” oraz wpisujemy hasło ustalone na etapie generowania certyfikatu.
Po wgraniu certyfikatu offline należy kliknąć przycisk DALEJ. Gratulacje integracja z KSeF w systemie Faktura.pl przebiegła pomyślnie!
Praktyk księgowości i entuzjastka optymalizacji procesów. Od lat realizuje misję usprawniania pracy księgowym, aktywnie uczestnicząc w projektowaniu i wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań dla branży. W swojej codziennej pracy łączy głęboką wiedzę praktyczną z wizją technologiczną, tworząc narzędzia podnoszące komfort i efektywność codziennej pracy w biurach rachunkowych.
Polecane artykuły
30.03.2026 (Aktualizacja: 03.04.2026)
Krajowy System e-Faktur to jedna z największych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat i jednocześnie jedna z tych reform, które realnie wpływają na codzienną pracę przedsiębiorców. Nie jest to już odległa koncepcja cyfryzacji, ale obowiązek, który od 2026 roku stopniowo obejmuje kolejne grupy firm w Polsce. Nic więc dziwnego, że wokół tego tematu narosło bardzo wiele pytań. Pojawiają się wątpliwości dotyczące logowania, nadawania uprawnień, sposobu wystawiania faktur, wyboru odpowiednich narzędzi czy tego, od kiedy dokładnie trzeba będzie z niego korzystać.
czytaj dalej26.03.2026
Poniżej sprawdzisz, jak działa integracja KSeF w Biurze Rachunkowym i Spółce oraz jak rozłączyć konto z KSeF.
czytaj dalej24.03.2026
Obowiązek korzystania z KSeF obejmuje wszystkich podatników, zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT, którzy mają obowiązek wystawiania faktur — niezależnie od formy prawnej, wielkości firmy czy rodzaju działalności.
czytaj dalej