Faktura zaliczkowa – kiedy i jak ją wystawiać?
01.01.2017 (Aktualizacja: 07.10.2024)
01.01.2017 (Aktualizacja: 07.10.2024)
Przeczytaj ebook „Co można wrzucić w koszty firmy”! Nasz poradnik to ponad 150 stron unikalnej wiedzy napisanej przez wykwalifikowaną księgową. W trakcie lektury znajdziesz m.in. odpowiedzi na poniższe pytania:
✅ Czym są koszty uzyskania przychodu?
✅ Co możesz odliczyć od podatku dochodowego?
✅ Jak płacić niskie podatki?
✅ Jak sprawić, by więcej pieniędzy zostało w Twojej kieszeni?
✅ Czy rower można wziąć na fakturę?
Zaliczkę pobierasz zazwyczaj w przypadku wysokich cen, aby pokryć chociaż część kwoty zamówienia. Jeśli w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zajmujesz się na przykład handlem częściami do samochodów i Twój kontrahent chce zamówić części za bardzo wysoką kwotę, to aby nie być stratnym, w przypadku zmiany zdania przez kontrahenta, najbezpieczniej jest wziąć zaliczkę. Decyzja o wysokości zaliczki należy do Ciebie, nie jest narzucana przez przepisy podatkowe. Następnie, kiedy kwotę zaliczki masz już na rachunku bankowym, musisz wystawić fakturę zaliczkową. Ostatnim etapem procesu jest rozliczenie zaliczki z kwotą usługi w fakturze końcowej.
Oprócz standardowych elementów, takich jak: data, kolejny numer, dane nabywcy i sprzedającego, faktura zaliczka posiada jeszcze kilka elementów, o które musisz ją wzbogacić. Wszystkie istotne informacje dotyczące faktury zaliczkowej znajdziesz w art. 106f ustawy o VAT. Elementami odróżniającymi są:
– nazwa usługi z dopiskiem „zaliczka za….”, bądź określenie rodzaju faktury na górze dokumentu – „FAKTURA ZALICZKOWA”,
– kwota otrzymanej zaliczki
– kwota podatku VAT wyliczona wg wzoru:
„kwota podatku = (kwota zaliczki*stawka podatku)/(100+ stawka podatku)”,
Przykład wyliczenia:
Kwota zaliczki = 2000 zł brutto
Stawka podatku = 23%
Kwota podatku = (2000 * 23) / (100 + 23) = 46000 / 123 = 373,98
– wartość zamówionych towarów lub usług netto,
– stawka podatku,
– kwota podatku oraz
– wartość brutto zamówienia lub umowy.
Po otrzymaniu zaliczki i wystawieniu faktury zaliczkowej pozostaje Ci wystawić fakturę końcową. Fakturę zaliczkową jak i końcową trzeba wystawić do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania części lub całości zapłaty. Czyli jeśli w lipcu wziąłeś zaliczkę za sprzedaż drogiego samochodu, a resztę płatności otrzymałeś w sierpniu, to fakturę zaliczkową wystawiasz maksymalnie do 15 sierpnia, natomiast fakturę końcową do 15 września. Może też Ci się zdarzyć, że zaliczkę otrzymasz na początku lipca a resztę płatności pod koniec lipca. Wtedy nie musisz wystawiać osobnej faktury zaliczkowej, a transakcję tą możesz ująć na jednej fakturze końcowej, wystawionej maksymalnie do 15 sierpnia, z wyszczególnieniem wpłaconej zaliczki.
Faktur zaliczkowych do jednego zamówienia może być kilka, wtedy numery wszystkich tych faktur muszą zostać wyszczególnione na fakturze końcowej, na przykład „w uwagach”. W fakturze końcowej musisz pomniejszyć kwotę sprzedaży o kwotę otrzymanych zaliczek. Dozwolone jest też wyszczególnienie w fakturze końcowej dat faktur zaliczkowych.
Jeśli kontrahent wpłaci na Twoje konto zaliczkę, która obejmie 100% wartości usługi czy towaru, wówczas nie masz obowiązku wystawiania faktury końcowej, ale dla lepszego poglądu rozrachunków warto wystawić fakturę końcową zerową.
Skorzystaj ze sprawdzonego programu do faktur
Wystawiona przez Ciebie faktura zaliczkowa nie wywołuje u Ciebie ani u Twojego kontrahenta skutków w podatku dochodowym, co oznacza, że nie ujmujesz w księgach tej zaliczki jako przychodu do opodatkowania, ani Twój kontrahent nie ujmuje tej zaliczki jako kosztu. Przychód powstaje w momencie zakończenia wykonywania usługi bądź dostawy towaru
Jeśli za swoją usługę lub towar otrzymałeś zaliczkę w wysokości 100% zamówienia, i nie wystawiłeś z tego tytułu faktury końcowej (poprzestałeś na fakturze zaliczkowej), to w podatku dochodowym swój przychód ujmujesz po zakończeniu usługi lub wydaniu towaru. To samo dotyczy nabywcy, który uiścił taką 100% zaliczkę i nie otrzymał faktury końcowej – swój koszt ujmie on w dacie, gdy usługa została dla niego wykonana, albo towar dostarczony.
Inaczej jest w podatku od towarów i usług. Obowiązek w podatku VAT powstaje w momencie wystawienia faktury zaliczkowej. Jako wystawca faktury musisz rozliczyć podatek VAT należny w miesiącu, w którym wystawiłeś fakturę zaliczkową, tj. otrzymałeś zaliczkę. Będąc nabywcą usługi masz prawo odliczyć podatek VAT z faktury zaliczkowej.
Mam nadzieję, że powyższe informacje okażą się pomocne i dzięki nim będziesz wiedział kiedy i jak wystawić fakturę zaliczkową oraz jak ją ująć w ewidencjach podatkowych. W wystawianiu faktur zaliczkowych oraz końcowych pomoże Ci program do faktur – Faktura.pl. Formularze faktur są zaprojektowane zgodnie z przepisami, Tobie zostaje więc tylko wypełnić odpowiednie rubryki, a dokumenty księgowe wystawią się same. Przekonaj się sam, jakie to proste.
Autor kilkudziesięciu artykułów o tematyce biznesowej w branżowych mediach. Od lat realizuje misję edukowania przedsiębiorców ws. skutecznego korzystania z faktoringu poprzez tworzenie i dystrybuowanie treści. Absolwent Politechniki Warszawskiej, gdzie uzyskał tytuł magistra Administracji ze specjalizacją Finanse i Bankowość. Redaktor naczelny biznesowego serwisu portal.faktura.pl.
Polecane artykuły
21.10.2024
Aby przygotować program Optima do importowania faktur z aplikacji Faktura.pl, musisz aktywować funkcję "Praca rozproszona" w menu Konfiguracji, a następnie przejść do sekcji Firma -> Ogólne, a następnie w "Pracy rozproszonej" (należy kliknąć w te menu dwukrotnie) zaznacz księgowość i ustaw identyfikator jako "KS".
czytaj dalej10.09.2024 (Aktualizacja: 07.10.2024)
Środki trwałe – definicja Środki trwałe to składniki majątku przedsiębiorstwa, które są wykorzystywane przez okres dłuższy niż rok w prowadzeniu działalności gospodarczej. Mogą to być zarówno nieruchomości (np. budynki, grunty), maszyny, urządzenia, jak i inne przedmioty materialne. Kluczowe cechy środków trwałych to ich zdolność do wieloletniego użytkowania, kompletny stan oraz konieczność prowadzenia ewidencji w przypadku […]
czytaj dalej13.08.2024 (Aktualizacja: 07.10.2024)
Płynność finansowa firmy to kluczowy element, który decyduje o jej zdolności do terminowego regulowania zobowiązań i kontynuowania działalności. W dynamicznym środowisku biznesowym, zarządzanie finansami wymaga precyzyjnych narzędzi, które pomagają monitorować i kontrolować przepływy pieniężne. Jednym z takich narzędzi jest program do faktur. W jaki sposób może on poprawić płynność finansową firmy?
czytaj dalej