powrót

Faktura zaliczkowa – kiedy i jak ją wystawiać?

Faktura zaliczkowa jest jedną z form udokumentowania sprzedaży bądź świadczenia usług jeszcze zanim dana czynność zostanie wykonana. Jeśli świadczysz drogie usługi, bądź sprzedajesz drogi towar, to warto pobrać od kontrahenta zaliczkę. Jest to rodzaj zabezpieczenia dla Ciebie jako sprzedającego. Proces dokumentowania zaliczki może wydawać Ci się skomplikowany, ale daję Ci dziś kilka rad, dzięki którym bez problemu poradzisz sobie z fakturami zaliczkowymi.

Faktura zaliczkowa – kiedy i jak ją wystawiać?

Po co jest zaliczka i co z nią dalej zrobić?

Zaliczkę pobierasz zazwyczaj w przypadku wysokich cen, aby pokryć chociaż część kwoty zamówienia. Jeśli w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zajmujesz się na przykład handlem częściami do samochodów i Twój kontrahent chce zamówić części za bardzo wysoką kwotę, to aby nie być stratnym, w przypadku zmiany zdania przez kontrahenta, najbezpieczniej jest wziąć zaliczkę. Decyzja o wysokości zaliczki należy do Ciebie, nie jest narzucana przez przepisy podatkowe. Następnie, kiedy kwotę zaliczki masz już na rachunku bankowym, musisz wystawić fakturę zaliczkową. Ostatnim etapem procesu jest rozliczenie zaliczki z kwotą usługi w fakturze końcowej.

Czym faktura zaliczkowa różni się od zwykłej faktury VAT?

Oprócz standardowych elementów, takich jak: data, kolejny numer, dane nabywcy i sprzedającego, faktura zaliczka posiada jeszcze kilka elementów, o które musisz ją wzbogacić. Wszystkie istotne informacje dotyczące faktury zaliczkowej znajdziesz w art. 106f ustawy o VAT. Elementami odróżniającymi są:

- nazwa usługi z dopiskiem „zaliczka za….”, bądź określenie rodzaju faktury na górze dokumentu - „FAKTURA ZALICZKOWA”,

- kwota otrzymanej zaliczki

- kwota podatku VAT wyliczona wg wzoru:

„kwota podatku = (kwota zaliczki*stawka podatku)/(100+ stawka podatku)”,

Przykład wyliczenia:

Kwota zaliczki = 2000 zł brutto

Stawka podatku = 23%

Kwota podatku = (2000 * 23) / (100 + 23) = 46000 / 123 = 373,98

- wartość zamówionych towarów lub usług netto,

- stawka podatku,

- kwota podatku oraz

- wartość brutto zamówienia lub umowy.


Faktura Zaliczka

Kiedy wystawić fakturę końcową do faktury zaliczkowej?

Po otrzymaniu zaliczki i wystawieniu faktury zaliczkowej pozostaje Ci wystawić fakturę końcową. Fakturę zaliczkową jak i końcową trzeba wystawić do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania części lub całości zapłaty. Czyli jeśli w lipcu wziąłeś zaliczkę za sprzedaż drogiego samochodu, a resztę płatności otrzymałeś w sierpniu, to fakturę zaliczkową wystawiasz maksymalnie do 15 sierpnia, natomiast fakturę końcową do 15 września. Może też Ci się zdarzyć, że zaliczkę otrzymasz na początku lipca a resztę płatności pod koniec lipca. Wtedy nie musisz wystawiać osobnej faktury zaliczkowej, a transakcję tą możesz ująć na jednej fakturze końcowej, wystawionej maksymalnie do 15 sierpnia, z wyszczególnieniem wpłaconej zaliczki.

Faktur zaliczkowych do jednego zamówienia może być kilka, wtedy numery wszystkich tych faktur muszą zostać wyszczególnione na fakturze końcowej, na przykład „w uwagach”. W fakturze końcowej musisz pomniejszyć kwotę sprzedaży o kwotę otrzymanych zaliczek. Dozwolone jest też wyszczególnienie w fakturze końcowej dat faktur zaliczkowych.

Jeśli kontrahent wpłaci na Twoje konto zaliczkę, która obejmie 100% wartości usługi czy towaru, wówczas nie masz obowiązku wystawiania faktury końcowej, ale dla lepszego poglądu rozrachunków warto wystawić fakturę końcową zerową.

Jakie podatkowe znaczenie ma faktura zaliczkowa?

Wystawiona przez Ciebie faktura zaliczkowa nie wywołuje u Ciebie ani u Twojego kontrahenta skutków w podatku dochodowym, co oznacza, że nie ujmujesz w księgach tej zaliczki jako przychodu do opodatkowania, ani Twój kontrahent nie ujmuje tej zaliczki jako kosztu. Przychód powstaje w momencie zakończenia wykonywania usługi bądź dostawy towaru

Jeśli za swoją usługę lub towar otrzymałeś zaliczkę w wysokości 100% zamówienia, i nie wystawiłeś z tego tytułu faktury końcowej (poprzestałeś na fakturze zaliczkowej), to w podatku dochodowym swój przychód ujmujesz po zakończeniu usługi lub wydaniu towaru. To samo dotyczy nabywcy, który uiścił taką 100% zaliczkę i nie otrzymał faktury końcowej – swój koszt ujmie on w dacie, gdy usługa została dla niego wykonana, albo towar dostarczony.

Inaczej jest w podatku od towarów i usług. Obowiązek w podatku VAT powstaje w momencie wystawienia faktury zaliczkowej. Jako wystawca faktury musisz rozliczyć podatek VAT należny w miesiącu, w którym wystawiłeś fakturę zaliczkową, tj. otrzymałeś zaliczkę. Będąc nabywcą usługi masz prawo odliczyć podatek VAT z faktury zaliczkowej.

Mam nadzieję, że powyższe informacje okażą się pomocne i dzięki nim będziesz wiedział kiedy i jak wystawić fakturę zaliczkową oraz jak ją ująć w ewidencjach podatkowych. W wystawianiu faktur zaliczkowych oraz końcowych pomoże Ci program do faktur – Faktura.pl. Formularze faktur są zaprojektowane zgodnie z przepisami, Tobie zostaje więc tylko wypełnić odpowiednie rubryki, a dokumenty księgowe wystawią się same. Przekonaj się sam, jakie to proste.


Wystaw fakturę zaliczkę


Natalia Naklicka

Księgowa