Wykonałem usługę i co dalej? Czyli jak legalnie wystawić fakturę

18.08.2017 (Aktualizacja: 07.10.2024)

Wykonanie usługi to dopiero połowa sukcesu. Teraz musisz swój trud zafakturować i czekać na przelew od kontrahenta. Prawidłowość wystawienia faktury przysparza nie lada problemów początkującym przedsiębiorcom. Można to zrobić ręcznie albo wykorzystać do tego specjalny program do faktur. Faktury w takim programie wystawiają się niemalże same, ale zawsze musisz czuwać nad tym, żeby Twoja faktura była zgodna z prawem.

Zastanawiasz się, co możesz odliczyć od podatku?

Przeczytaj ebook „Co można wrzucić w koszty firmy”! Nasz poradnik to ponad 150 stron unikalnej wiedzy napisanej przez wykwalifikowaną księgową. W trakcie lektury znajdziesz m.in. odpowiedzi na poniższe pytania:

✅ Czym są koszty uzyskania przychodu?
✅ Co możesz odliczyć od podatku dochodowego?
✅ Jak płacić niskie podatki?
✅ Jak sprawić, by więcej pieniędzy zostało w Twojej kieszeni?
✅ Czy rower można wziąć na fakturę?

SPRAWDŹ SZCZEGÓŁY

Faktura zgodna z prawem, czyli jaka?

Niezbędne elementy faktury określa Ustawa o podatku od towarów i usług. W artykule 106e zapisane jest, że prawidłowa faktura musi posiadać:

  • datę i miejsce wystawienia faktury,
  • numer kolejny faktury – i tutaj musimy zwrócić szczególną uwagę na chronologię numeracji,
  • numery NIP (identyfikacji podatkowej) sprzedawcy oraz nabywcy,
  • nazwy firm,
  • dane adresowe obu stron,
  • data dokonania lub zakończenia usługi.

Wracając na chwilę do numeracji faktur to sam wybierasz metodę jak będziesz swoje faktury numerował. Najprostsze są 2 sposoby. Pierwszy to numer/rok (kolejność zachowujesz przez cały rok), a drugi sposób to numer/miesiąc/rok (kolejność zachowujesz przez cały miesiąc). Każda z opcji jest możliwa i to Ty wybierasz, którą wolisz stosować.

Poniżej tych danych umieszczasz informacje o swojej usłudze, tj.:

  • nazwę usługi,
  • miarę i ilość usługi,
  • cenę jednostkową netto usługi,
  • informację o wysokości ewentualnego rabatu,
  • wartość sprzedaży netto,
  • stawkę podatku VAT,
  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki podatku oraz sprzedaż zwolnioną z VAT,
  • kwotę podatku VAT z podziałem na stawki podatku,
  • kwotę należności ogółem.

„Sprzedaż usługi” to za mało

W tym miejscu warto dodać, że nie wystarczy napisać na fakturze „sprzedaż usługi”. Trzeba opisać czego dotyczyła ta usługa (od tego zależy z jaką stawką podatku VAT masz prawo sprzedać usługę), i na podstawie którego zlecenia/umowy została wykonana (jeśli oczywiście takie zdarzenie jak podpisanie zlecenia czy umowy uprzednio nastąpiło). Powinno to wyglądać tak: „Usługa pomocy prawnej na podstawie zlecenia nr ….. z dnia…..”.

Na końcu faktury wpisujesz dane dotyczące płatności za swoją usługę:

  • formę płatności,
  • datę płatności,
  • numer firmowego rachunku bankowego.

Kiedy i gdzie wpisuję „metoda kasowa”?

Dodatkowym ważnym elementem faktury jest umieszczenie napisu „metoda kasowa”, jeśli jako sprzedawca usługi wybrałeś metodę kasową w rozliczeniu podatku VAT. Natomiast jeśli w ogóle nie jesteś podatnikiem podatku od towarów i usług, to na dole swojej faktury musisz umieścić konkretny artykuł z Ustawy o VAT, dzięki któremu korzystasz ze zwolnienia. Wówczas w środkowej części faktury, dotyczącej rozliczenia usługi, nie umieszczasz danych dotyczących stawki podatku VAT. Zapis „metoda kasowa” oraz przepis będący podstawą prawną zwolnienia możesz np. umieścić w uwagach do faktury.

Co zrobić, jeśli się pomylę?

Zamyślona osoba nad laptopem

Pomyłki zdarzają się najlepszym. Spokojnie, to nie koniec świata. Jeśli popełnisz błąd (w ilości, kwocie, cenie lub stawce podatku) przy wystawianiu faktury wystarczy, że wystawisz fakturę korygującą. Zwróć uwagę, że nie może to być nota korygująca. Notę korygującą wystawia odbiorca faktury jeśli zauważy, że popełniłeś błąd w nazwie, numerze NIP, adresie jego firmy czy nawet w dacie sprzedaży – będzie to dla niego dokument umożliwiający mu pełne prawo do odliczenia VAT. Musi on zdobyć Twój podpis na nocie korygującej, więc ułatw mu zadanie i podpisz notę.

Fakturą korygującą można też korygować pozostałe dane. Jeśli za pomocą korekty zmniejszasz kwotę podatku VAT, to aby ją zaksięgować, musisz uzyskać podpis odbiorcy i datę odbioru na kopii faktury korygującej.

Oszczędzaj czas i pieniądze – wystawiaj faktury elektroniczne

Wszystkie niezbędne dane musisz zawrzeć w fakturze niezależnie od tego, czy wystawiasz fakturę tradycyjną (papierową) czy fakturę elektroniczną. Jednak dużym ułatwieniem, zwłaszcza dla małych przedsiębiorców, jest wystawianie i wysyłanie faktury w formacie pdf. do kontrahenta. Umawiasz się z kontrahentem na przesyłanie faktur drogą elektroniczną i nie tracisz czasu na osobiste dostarczanie faktur, ani tym bardziej na stanie w kolejkach na poczcie. Tym sposobem zaoszczędzisz swój czas, a jak wiadomo czas to pieniądz, szczególnie, kiedy prowadzisz własny biznes.

Wiesz jak, dowiedz się kiedy i gdzie

Wiesz już, jak prawidłowo wystawić fakturę. Teraz przejdźmy do tego kiedy i gdzie ją wystawić. Zgodnie z art. 106i ust. 1 Ustawy o VAT fakturę musisz wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu zakończenia usługi. To jest najbardziej standardowa reguła, jednak warto zajrzeć do ustawy i dowiedzieć się, czy Twój przypadek nie jest w niej opisany jako wyjątek.

W Internecie dużo jest wzorów oraz programów do wystawiania faktur. Z wersji podstawowej możesz korzystać za darmo, lub opłacić abonament i korzystać z pełnej opcji serwisu. Wystawianie faktur w takim programie pozwala zaoszczędzić Twój czas. Umożliwiają Ci one zapisanie bazy kontrahentów i świadczonych przez Ciebie usług, a jeśli podasz tylko NIP, dane kontrahenta pobierane są automatycznie z bazy Głównego Urzędu Statystycznego. Takie możliwości daje np. serwis Faktura.pl. Nie tylko wystawisz w nim różne typy dokumentów księgowych, ale definiując faktury cykliczne sprawisz, że będą się one wystawiać automatycznie. A Ty zaoszczędzony czas możesz poświęcić na zdobywanie nowych klientów.

WYSTAW FAKTURĘ

Dominik Bożek

Autor kilkudziesięciu artykułów o tematyce biznesowej w branżowych mediach. Od lat realizuje misję edukowania przedsiębiorców ws. skutecznego korzystania z faktoringu poprzez tworzenie i dystrybuowanie treści. Absolwent Politechniki Warszawskiej, gdzie uzyskał tytuł magistra Administracji ze specjalizacją Finanse i Bankowość. Redaktor naczelny biznesowego serwisu portal.faktura.pl.

in

Polecane artykuły

21.10.2024

Jak zaimportować faktury do programu Optima?

Aby przygotować program Optima do importowania faktur z aplikacji Faktura.pl, musisz aktywować funkcję "Praca rozproszona" w menu Konfiguracji, a następnie przejść do sekcji Firma -> Ogólne, a następnie w "Pracy rozproszonej" (należy kliknąć w te menu dwukrotnie) zaznacz księgowość i ustaw identyfikator jako "KS".

czytaj dalej

10.09.2024 (Aktualizacja: 07.10.2024)

Środki trwałe – co musisz wiedzieć?

Środki trwałe – definicja Środki trwałe to składniki majątku przedsiębiorstwa, które są wykorzystywane przez okres dłuższy niż rok w prowadzeniu działalności gospodarczej. Mogą to być zarówno nieruchomości (np. budynki, grunty), maszyny, urządzenia, jak i inne przedmioty materialne. Kluczowe cechy środków trwałych to ich zdolność do wieloletniego użytkowania, kompletny stan oraz konieczność prowadzenia ewidencji w przypadku […]

czytaj dalej

13.08.2024 (Aktualizacja: 07.10.2024)

Jak program do faktur może poprawić płynność finansową firmy?

Płynność finansowa firmy to kluczowy element, który decyduje o jej zdolności do terminowego regulowania zobowiązań i kontynuowania działalności. W dynamicznym środowisku biznesowym, zarządzanie finansami wymaga precyzyjnych narzędzi, które pomagają monitorować i kontrolować przepływy pieniężne. Jednym z takich narzędzi jest program do faktur. W jaki sposób może on poprawić płynność finansową firmy?

czytaj dalej

Jeżeli ten artykuł był pomocny, pomyśl jak pomocny jest nasz program