Kilometrówka dla celów VAT 2022 – co to jest, czy jest obowiązkowa, jak złożyć?
17.07.2022
17.07.2022
W najprostszym tłumaczeniu kilometrówka jest spisem kilometrów, jakie pokonuje dany pojazd w firmie. Kilometrówką dla celów VAT przedsiębiorcy zaczęli interesować się od początku kwietnia 2014 roku. Ma to związek z zasadami rozliczana podatku VAT dla samochodów wykorzystywanych w firmie, bez względu na to, czy jest to środek trwały, auto leasingowane, czy użytkowane na podstawie umowy użyczenia. Prowadzenie ewidencji pozwala odliczyć podatek VAT od eksploatacji pojazdu w pełnym zakresie 100%.
Jak zauważyliśmy wyżej, kilometrówka dla celów VAT dotyczy wybranych przedsiębiorców. Kluczowe są następujące czynniki:
W przypadku podatku VAT, bez kilometrówki zmniejszenie zobowiązań podatkowych związanych z użytkowaniem auta w firmie również jest możliwe, aczkolwiek w ograniczonym zakresie. Bez prowadzenia ewidencji przebiegu możesz odliczyć tylko 50% podatku VAT z tytułu zakupu i wydatków ponoszonych na pojazd.
Jeżeli chcesz go odliczyć w pełnym zakresie 100%, masz taką możliwość, ale pod pewnymi warunkami. Prawo daje bowiem taką możliwość, o ile jest to pojazd wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej. Jednak sam fakt, że nawet stanowi on środek trwały przedsiębiorstwa to zbyt mało. Tym bardziej nie wystarczy faktura VAT za paliwo ze stacji benzynowej lub inny wydatek. Odliczenie podatku VAT w 100% jest bowiem możliwe w dwóch przypadkach:
O ile nie masz więc obowiązku prowadzić kilometrówki dla pojazdów ciężarowych, jest to konieczne dla samochodu osobowego, motocykla czy motoroweru. W ten sposób możesz udowodnić, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych.
Dodatkowo, żeby mieć możliwość odliczenia 100% VAT dla pojazdów osobowych użytkowanych w firmie, musisz spełnić inne warunki. Wymagane są w tym zakresie:
Elementy ewidencji przebiegu pojazdów są określone w ustawie o podatku VAT. Jeżeli chcesz mieć możliwość odliczenia 100% podatku VAT od wydatków poniesionych m.in. na paliwo, pamiętaj, że każdy pojazd musi mieć osobną ewidencję. Powinny się w niej znaleźć następujące elementy:
Deklarację VAT-26 musisz złożyć w urzędzie skarbowym właściwym dla celów VAT, tj.:
Możesz to zrobić w formie papierowej lub online, na przykład korzystając z systemów do księgowości (sprawdź na faktura.pl), aplikacji e-Deklaracje Desktop czy wtyczki e-Deklaracje. Żeby złożyć druk przez Internet, dokument wymaga autoryzacji podpisem kwalifikowanym lub danymi autoryzującymi (imię i nazwisko, numer PESEL lub NIP, data urodzenia, kwota przychodu z zeznania rocznego składanego w poprzednim roku). Przynajmniej na razie nie można podpisać druku VAT-26 Profilem Zaufanym.
Przeczytaj też: “Formularz VAT-26 – co to jest, do czego służy, kiedy złożyć?”
Pamiętaj, żeby druk VAT-26 złożyć w terminie. Ustawowo jest to 25. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiesz pierwszy wydatek związany ze zgłaszanym pojazdem (do końca miesiąca w przypadku aktualizacji informacji). Jednocześnie nie możesz złożyć wniosku później niż w dniu przesłania deklaracji JPK_V7.
Jeżeli złożysz druk VAT-26 po terminie, nie możesz dokonać pełnego odliczenia VAT od wydatków związanych z danym pojazdem. Możesz odliczyć tylko 50% VAT od nabycia pojazdu i kosztów eksploatacji. Jednak część nieodliczonego podatku możesz odzyskać po dokonaniu korekty.
Znacznie gorsze konsekwencje finansowe może mieć odliczenie 100% VAT, kiedy zgłoszenia dokonasz po terminie lub zrobisz to nieprawidłowo. Kara z tego tytułu wynosi do 720 stawek dziennych.
W 2022 roku stawka dzienna to 40,132 zł. Maksymalna grzywna skarbowa wynosi więc 28 895,040 zł. Pamiętaj, że w takiej sytuacji masz prawo skorygować odliczony podatek VAT do właściwej wysokości. Najprawdopodobniej urząd odstąpi od nałożenia kary, jeżeli złożysz zapobiegawczo czynny żal i prawidłowy druk VAT-26 po terminie, ale jeszcze przed dokonaniem czynności kontrolnych.
Podsumowując, kilometrówka dla celów VAT jest ewidencją przebiegu pojazdu osobowego użytkowanego w firmie. W ten sposób udowodnisz, że są one wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, co uprawnia do pełnego odliczenia 100% VAT od ponoszonych wydatków. Pamiętaj, żeby kilometrówka zawierała w sobie wszystkie niezbędne elementy. Musisz też zgłosić do urzędu skarbowego taki pojazd na druku VAT-26 oraz wprowadzić regulamin użytkowania pojazdów w firmie.
Polecane artykuły
22.11.2023
Choć w ostatnich latach zmienia się optyka tego, w jakim kierunku zmierza Unia Europejska, wciąż jej fundamentem pozostają zasady, które legły u podstaw zawiązania tego specyficznego sojuszu na naszym kontynencie. Jednym z podstawowych zadań Wspólnoty jest stworzenie uczciwego i konkurencyjnego rynku wewnętrznego, w którym każdy będzie mógł na równych zasadach prowadzić działalność gospodarczą. Parlament Europejski przez ponad pół wieku swojego istnienia wprowadził wiele regulacji dotyczących tego obszaru. Dziś przedstawię jedną z nich – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2560 z dnia 14 grudnia 2022 r. w sprawie subsydiów zagranicznych zakłócających rynek wewnętrzny, którego przepisy częściowo weszły w życie 12 października 2023 r.
czytaj dalej22.11.2023
Prowadzenie działalności gospodarczej jest nieustanną walką z kontrahentami, konsumentami i konkurencją. W cywilizowanych krajach państwo stoi na straży tego, by była to walka utrzymana w pewnych ramach wynikających z wartości, jakie umówiliśmy się chronić jako społeczeństwo. Im większy gracz na rynku, tym większą ma pokusę, by naginać obowiązujące zasady i stosować praktyki, które prawo uznaje za naruszające interesy klientów lub konkurentów. Z tego powodu Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów uważnie przygląda się porozumieniom, jakie przedsiębiorcy zawierają między sobą w ramach prowadzonej działalności. Dziś przyjrzymy się legalności tzw. porozumień dystrybucyjnych.
czytaj dalej22.11.2023
Kontrola firmy to jeden z najbardziej stresujących momentów w życiu każdego przedsiębiorcy. Skomplikowane, rozbudowane i notorycznie zmieniane przepisy sprawiają, że – mimo najlepszych chęci – trudno jest przestrzegać wszystkich obowiązków, zakazów i nakazów serwowanych nam przez ustawodawcę. Urzędnicy zdają się o tym zapominać i z całą bezwzględnością szukają, a następnie karzą za nieprawidłowości, które pojawiają się w przedsiębiorstwach. Dziś przedstawię, jak wygląda kontrola z perspektywy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa).
czytaj dalej