Kilometrówka dla celów VAT 2022 – co to jest, czy jest obowiązkowa, jak złożyć?

17.07.2022 (Aktualizacja: 29.09.2024)

Kilometrówka dla celów VAT to nic innego, jak ewidencja przebiegu pojazdu osobowego wykorzystywanego w firmie w ramach prowadzonej działalności. Jako że nie każdy podmiot biznesowy musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, sprawdzamy i podpowiadamy, kiedy kilometrówka jest konieczna i jakie przynosi korzyści. Sprawdź, czy jako przedsiębiorca jesteś zobowiązany do prowadzenia ewidencji pojazdów w swojej firmie.

Zastanawiasz się, co możesz odliczyć od podatku?

Przeczytaj ebook „Co można wrzucić w koszty firmy”! Nasz poradnik to ponad 150 stron unikalnej wiedzy napisanej przez wykwalifikowaną księgową. W trakcie lektury znajdziesz m.in. odpowiedzi na poniższe pytania:

✅ Czym są koszty uzyskania przychodu?
✅ Co możesz odliczyć od podatku dochodowego?
✅ Jak płacić niskie podatki?
✅ Jak sprawić, by więcej pieniędzy zostało w Twojej kieszeni?
✅ Czy rower można wziąć na fakturę?

SPRAWDŹ SZCZEGÓŁY

Kilometrówka dla celów VAT –  co to jest i czemu służy?

W najprostszym tłumaczeniu kilometrówka jest spisem kilometrów, jakie pokonuje dany pojazd w firmie. Kilometrówką dla celów VAT przedsiębiorcy zaczęli interesować się od początku kwietnia 2014 roku. Ma to związek z zasadami rozliczana podatku VAT dla samochodów wykorzystywanych w firmie, bez względu na to, czy jest to środek trwały, auto leasingowane, czy użytkowane na podstawie umowy użyczenia. Prowadzenie ewidencji pozwala odliczyć podatek VAT od eksploatacji pojazdu w pełnym zakresie 100%.

Jak zauważyliśmy wyżej, kilometrówka dla celów VAT dotyczy wybranych przedsiębiorców. Kluczowe są następujące czynniki:

  • jesteś czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (VAT);
  • wykorzystujesz pojazd osobowy wyłącznie w ramach prowadzonej działalności;
  • chcesz zmniejszyć zobowiązania podatkowe.

Czy ewidencja przebiegu pojazdu jest obowiązkowa?

W przypadku podatku VAT, bez kilometrówki zmniejszenie zobowiązań podatkowych związanych z użytkowaniem auta w firmie również jest możliwe, aczkolwiek w ograniczonym zakresie. Bez prowadzenia ewidencji przebiegu możesz odliczyć tylko 50% podatku VAT z tytułu zakupu i wydatków ponoszonych na pojazd.

Jeżeli chcesz go odliczyć w pełnym zakresie 100%, masz taką możliwość, ale pod pewnymi warunkami. Prawo daje bowiem taką możliwość, o ile jest to pojazd wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej. Jednak sam fakt, że nawet stanowi on środek trwały przedsiębiorstwa to zbyt mało. Tym bardziej nie wystarczy faktura VAT za paliwo ze stacji benzynowej lub inny wydatek. Odliczenie podatku VAT w 100% jest bowiem możliwe w dwóch przypadkach:

  • Jeżeli są to pojazdy o dopuszczalnej masie całkowitej (DMC) powyżej 3,5 t lub mają specjalną konstrukcję, która wyklucza ich użycie w celu innym niż na rzecz prowadzonej działalności gospodarczej (np. koparka, koparko-spycharka, ładowarka, żuraw samochodowy, podnośnik, ciężki van wielozadaniowy). Dotyczy to również pojazdów po masie dmc poniżej 3,5 t, o ile mają one wbite w dowodzie VAT-1 lub VAT-2 – możesz dla nich odliczyć 100% podatku VAT bez obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
  • Jeżeli sposób wykorzystania pojazdów o masie do 3,5 t jest potwierdzony ewidencją przebiegu – możesz dla nich odliczyć 100% podatku VAT tylko przy prowadzeniu kilometrówki, stworzeniu regulaminu i zgłoszeniu pojazdu do urzędu na druku VAT-26.

O ile nie masz więc obowiązku prowadzić kilometrówki dla pojazdów ciężarowych, jest to konieczne dla samochodu osobowego, motocykla czy motoroweru. W ten sposób możesz udowodnić, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych.

Dodatkowo, żeby mieć możliwość odliczenia 100% VAT dla pojazdów osobowych użytkowanych w firmie, musisz spełnić inne warunki. Wymagane są w tym zakresie:

  • prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówka dla celów VAT),
  • wprowadzenie regulaminu użytkowania pojazdów w firmie,
  • zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego na druku VAT-26.

Kliknij, aby poznać funkcje naszego programu do faktur

Jak powinna wyglądać kilometrówka dla celów VAT?

Elementy ewidencji przebiegu pojazdów są określone w ustawie o podatku VAT. Jeżeli chcesz mieć możliwość odliczenia 100% podatku VAT od wydatków poniesionych m.in. na paliwo, pamiętaj, że każdy pojazd musi mieć osobną ewidencję. Powinny się w niej znaleźć następujące elementy:

  • numer rejestracyjny pojazdu;
  • dzień rozpoczęcia oraz zakończenia ewidencji;
  • stan licznika przebiegu pojazdu na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji;
  • stan licznika przebiegu pojazdu na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
  • wpis użytkownika pojazdu (numer wpisu, data i cel wyjazdu, miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży, liczba przejechanych kilometrów, imię, nazwisko i podpis kierowcy);
  • liczba przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego;
  • liczba przejechanych kilometrów na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Jak zgłosić pojazd na druku VAT-26?

Deklarację VAT-26 musisz złożyć w urzędzie skarbowym właściwym dla celów VAT, tj.:

  • jednoosobowa działalność gospodarcza – urząd skarbowy zgodny z miejscem zamieszkania podatnika;
  • spółka – urząd skarbowy zgodny z miejscem prowadzenia działalności.

Możesz to zrobić w formie papierowej lub online, na przykład korzystając z systemów do księgowości (sprawdź na faktura.pl), aplikacji e-Deklaracje Desktop czy wtyczki e-Deklaracje. Żeby złożyć druk przez Internet, dokument wymaga autoryzacji podpisem kwalifikowanym lub danymi autoryzującymi (imię i nazwisko, numer PESEL lub NIP, data urodzenia, kwota przychodu z zeznania rocznego składanego w poprzednim roku). Przynajmniej na razie nie można podpisać druku VAT-26 Profilem Zaufanym.

Przeczytaj też: „Formularz VAT-26 – co to jest, do czego służy, kiedy złożyć?”

Pamiętaj, żeby druk VAT-26 złożyć w terminie. Ustawowo jest to 25. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiesz pierwszy wydatek związany ze zgłaszanym pojazdem (do końca miesiąca w przypadku aktualizacji informacji). Jednocześnie nie możesz złożyć wniosku później niż w dniu przesłania deklaracji JPK_V7.

Konsekwencje zgłoszenia VAT-26 po terminie

Jeżeli złożysz druk VAT-26 po terminie, nie możesz dokonać pełnego odliczenia VAT od wydatków związanych z danym pojazdem. Możesz odliczyć tylko 50% VAT od nabycia pojazdu i kosztów eksploatacji. Jednak część nieodliczonego podatku możesz odzyskać po dokonaniu korekty.

Znacznie gorsze konsekwencje finansowe może mieć odliczenie 100% VAT, kiedy zgłoszenia dokonasz po terminie lub zrobisz to nieprawidłowo. Kara z tego tytułu wynosi do 720 stawek dziennych.

W 2022 roku stawka dzienna to 40,132 zł. Maksymalna grzywna skarbowa wynosi więc 28 895,040 zł. Pamiętaj, że w takiej sytuacji masz prawo skorygować odliczony podatek VAT do właściwej wysokości. Najprawdopodobniej urząd odstąpi od nałożenia kary, jeżeli złożysz zapobiegawczo czynny żal i prawidłowy druk VAT-26 po terminie, ale jeszcze przed dokonaniem czynności kontrolnych.

Podsumowując, kilometrówka dla celów VAT jest ewidencją przebiegu pojazdu osobowego użytkowanego w firmie. W ten sposób udowodnisz, że są one wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, co uprawnia do pełnego odliczenia 100% VAT od ponoszonych wydatków. Pamiętaj, żeby kilometrówka zawierała w sobie wszystkie niezbędne elementy. Musisz też zgłosić do urzędu skarbowego taki pojazd na druku VAT-26 oraz wprowadzić regulamin użytkowania pojazdów w firmie.

Dominik Bożek

Autor kilkudziesięciu artykułów o tematyce biznesowej w branżowych mediach. Od lat realizuje misję edukowania przedsiębiorców ws. skutecznego korzystania z faktoringu poprzez tworzenie i dystrybuowanie treści. Absolwent Politechniki Warszawskiej, gdzie uzyskał tytuł magistra Administracji ze specjalizacją Finanse i Bankowość. Redaktor naczelny biznesowego serwisu portal.faktura.pl.

in

Polecane artykuły

28.04.2025 (Aktualizacja: 06.05.2025)

Rezydencja podatkowa – definicja i zasady

Rezydencja podatkowa to pojęcie kluczowe zarówno dla osób fizycznych, jak i przedsiębiorców działających w kraju lub za granicą. Od jej ustalenia zależy, gdzie i w jakim zakresie zapłacimy podatki. W dobie globalizacji i pracy zdalnej z różnych zakątków świata, temat staje się coraz bardziej aktualny.

czytaj dalej

11.04.2025 (Aktualizacja: 15.04.2025)

Kwota wolna od podatku w 2025 roku

Rok 2025 przynosi zmiany, które mają znaczenie dla wszystkich podatników w Polsce. Kwota wolna od podatku to temat budzący zawsze duże zainteresowanie, zarówno wśród przedsiębiorców, jak i osób zatrudnionych na etacie. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest kwota wolna od podatku, jak wpływa na nasze wynagrodzenia, jakie zmiany nas czekają i jak wygląda sytuacja w innych krajach.

czytaj dalej

04.04.2025 (Aktualizacja: 15.04.2025)

GTU – Czym są Kody Towarów i Usług? Kiedy Ich Używać?

W świecie podatków i fakturowania każdy szczegół ma znaczenie. Od 1 października 2020 roku podatnicy VAT zostali zobowiązani do oznaczania sprzedaży odpowiednimi kodami GTU. W tym artykule wyjaśniamy, czym są kody GTU, kto musi je stosować oraz jak poprawnie przypisywać towary i usługi do odpowiednich kategorii.

czytaj dalej

Jeżeli ten artykuł był pomocny, pomyśl jak pomocny jest nasz program