Formularz VAT-26 – co to jest, do czego służy, kiedy złożyć?

17.06.2022

Formularz VAT-26 to dokument, który musi zainteresować każdego przedsiębiorcę, który w swojej działalności użytkuje pojazd o dopuszczalnej masie całkowitej (DMC) do 3,5 t i używa go tylko w celach prowadzonej działalności. Sprawdzamy, jak wygląda wzór informacji o pojazdach wykorzystywanych wyłącznie w działalności, kogo obowiązuje, jak go wypełnić i w jakim terminie złożyć w urzędzie skarbowym.

Odliczenie podatku VAT – 50% czy 100%?

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, bez żadnych dodatkowych obowiązków masz prawo odliczyć 50% podatku VAT (podatek od towarów i usług) od zakupu pojazdu, a później wydatków związanych z ich eksploatacją (np. paliwo, naprawy). Pełne odliczenie VAT 100% jest możliwe tylko w określonych przypadkach, tj.:

  • dla pojazdów o masie dmc powyżej 3,5 t i o specjalnej konstrukcji, przez co mogą służyć wyłącznie prowadzeniu działalności – bez żadnych wymogów formalnych;
  • dla pojazdów o masie dmc poniżej 3,5 t, jeżeli są wykorzystywane wyłącznie w celu prowadzenia działalności (np. samochód osobowy, motocykl, motorower) – obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, jego zgłoszenia do urzędu skarbowego i stworzenia regulaminu użytkowania pojazdów w firmie.

Podsumowując, jeżeli chcesz, żeby dla wydatków na pojazd osobowy użytkowany tylko w działalności odliczać pełen VAT 100%, musisz:

  • zgłosić go do urzędu skarbowego na druku VAT-26;
  • prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (kilometrówka);
  • stworzyć regulamin użytkowania pojazdów w firmie.

W tym artykule skupiamy się na formularzu VAT-26 (Informacja o pojazdach wykorzystywanych wyłącznie w działalności).

Przeczytaj też: “Kilometrówka dla celów VAT 2022 – co to jest, czy jest obowiązkowa, jak złożyć?”

Jak wypełnić formularz VAT-26?

Jeżeli chcesz złożyć druk VAT-26, najpierw musisz go uzupełnić. Na pierwszej stronie podaj swój numer NIP, dane identyfikacyjne i wskaż odpowiedni urząd skarbowy:

  • zgodny z miejscem zamieszkania podatnika dla jednoosobowej działalności gospodarczej;
  • zgodny z miejscem prowadzenia działalności dla spółki.

Oznacz także cel składania formularza (złożenie informacji lub aktualizacja). Jeżeli dokument składasz w wersji elektronicznej, nie musisz uzupełniać pozycji 4. (numer załącznika). To dla składania formularza w formie papierowej, ale tylko na wypadek, gdyby liczba zgłaszanych pojazdów przekraczała liczbę pozycji do wpisania w sekcji C (na jednym druku możesz zgłosić do 9 pojazdów). Jeżeli jest ich więcej, musisz wypełnić kolejny druk i oznaczyć go odpowiednim numerem załącznika.

Kluczowa jest strona druga, a dokładniej sekcja “C”, w której uzupełniasz dane pojazdu, tj.:

  • (b) marka,
  • (c) model,
  • (d) numer rejestracyjny,
  • (e) rok produkcji,
  • (f) data nabycia (np. zakupu, importu, najmu, leasingu, przyjęcia w dzierżawę itp.),
  • (g) data poniesienia pierwszego wydatku (data pierwszego kosztu, od którego chcesz uzyskać prawo do odliczania pełnego VAT 100%),
  • (h) data zmiany wykorzystania (uzupełniasz tylko przy aktualizacji formularza VAT-26, kiedy zaprzestajesz użytkować dany pojazd wyłącznie z działalności gospodarczej).

Ostatnia jest sekcja “D”, gdzie oprócz daty wymagane są imię, nazwisko, telefon kontaktowy i podpis podatnika, ewentualnie osoby, która będzie Twoim reprezentantem.

Gdzie i jak złożyć deklarację VAT-26?

Jak widzisz, wypełnienie druku VAT-26 nie jest niczym trudnym ani skomplikowanym. Samą deklarację możesz złożyć na kilka sposobów, tj.:

  • osobiście w formie papierowej w siedzibie właściwego urzędu skarbowego;
  • za pośrednictwem poczty w formie papierowej, wysyłając do właściwego urzędu skarbowego;
  • przez Internet w formie elektronicznej.

Zgłoszenia pojazdów wykorzystywanych wyłącznie w działalności gospodarczej najwygodniej dokonać drogą online. Szczególnie że masz kilka możliwości, żeby wysłać uzupełniony formularz przez środki komunikacji elektronicznej:

  • systemy do księgowości (sprawdź na faktura.pl),
  • aplikacja e-Deklaracje Desktop,
  • wtyczka e-Deklaracje.

Pamiętaj, że deklaracji VAT-26 nie złożysz przez ePUAP i nie podpiszesz go Profilem Zaufanym. Żeby podpisać dokument wysłany elektronicznie, możesz to zrobić poprzez:

podpis kwalifikowany,
dane autoryzujące (imię i nazwisko, numer PESEL lub NIP, data urodzenia, kwota przychodu z zeznania podatkowego składanego w poprzednim roku).

Do kiedy złożyć formularz VAT-26?

Jeżeli chcesz złożyć formularz VAT-26 lub go zaktualizować, pamiętaj o dwóch terminach:

  • zgłoszenie VAT-26 – do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostanie poniesiony pierwszy wydatek związany z pojazdem, ale nie później niż w dniu przesłania ewidencji JPK_V7;
  • aktualizacja VAT-26 – do końca miesiąca, w którym zmienia się sposób wykorzystywania pojazdu w firmie.

Co grozi za odliczanie pełnego VAT bez złożenia formularza VAT-26?

Jeżeli odliczasz pełen VAT od pojazdów osobowych użytkowanych w firmie, a przy tym nie dokonasz zgłoszenia formularza VAT-26 lub złożysz go po terminie, możesz ponieść tego konsekwencje. Za takie niedopatrzenie w 2022 roku urząd skarbowy może nałożyć maksymalną karę w wysokości 28 895,040 zł. To odpowiednik 720 stawek dziennych (dzienna stawka w 2022 roku to 40,132 zł).

Dlatego brak zgłoszenia lub złożenie go po terminie jest mocno ryzykowne. Bezpieczniej wówczas odliczyć tylko 50% VAT i złożyć deklarację w terminie w kolejnym miesiącu. Ewentualnie należy złożyć korektę, która pozwoli odzyskać część nieodliczonego podatku VAT.

Pomaga także instytucja tzw. czynnego żalu. Urząd może wówczas odstąpić od kary. Ważne natomiast, żeby prawidłowy druk VAT-26 złożyć przed dokonaniem czynności wyjaśniających, kontrolnych lub wszczęciem postępowania skarbowego.

Podsumowując, formularz VAT-26 to dokument, jaki należy złożyć, jeżeli użytkujesz w swojej firmie pojazd osobowy i chcesz odliczać pełen VAT od ponoszonych z tego tytułu wydatków. Oczywiście dotyczy to tylko tych pojazdów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, bez użytkowania ich w obszarach życia prywatnego. Pamiętaj też, że oprócz zgłoszenia takiego pojazdu na druku VAT-26, musisz także stworzyć regulamin użytkowania pojazdów w firmie i prowadzić dla nich ewidencję przebiegu. Tylko w ten sposób możesz odliczać 100% VAT od kosztów zakupu i ich eksploatacji (m.in. paliwo, naprawy, serwis).

Jeżeli ten artykuł był pomocny, pomyśl jak pomocny jest nasz program