Wykorzystanie samochodu prywatnego w firmie

30.05.2022

Wykorzystywanie prywatnych samochodów w firmie to powszechna praktyka – czynią tak zarówno przedsiębiorcy, jak i pracownicy. Z tego powodu warto ustalić, jakie uprawnienia przysługują nam w zakresie rozliczeń z fiskusem. Inaczej musimy bowiem traktować nasz własny prywatny samochód używany w działalności, a inaczej pojazdy pracowników, którymi podróżują służbowo.

Samochód firmowy w celach prywatnych

W pierwszej kolejności musimy rozróżnić dwie sytuacje. Z podatkowego punktu widzenia samochód stanowiący składnik przedsiębiorstwa i okazjonalnie wykorzystywany do celów prywatnych wciąż pozostaje majątkiem firmy i podlega innym rozliczeniom, niż samochód prywatny wykorzystywany w celach służbowych.

Okazjonalne używanie samochodu przedsiębiorstwa do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą oznacza, że przedsiębiorca może odliczyć tylko 50% podatku VAT naliczonego w związku z eksploatacją takiego pojazdu.

Samochód prywatny w celach firmowych

Istnieje wiele sytuacji, w których samochód prywatny wykorzystywany jest dla celów firmowych. W spółkach i innych organizacjach za taki pojazd zostanie uznane każde auto należące do wspólników, udziałowców, członków organów lub pracowników. W działalności jednoosobowej samochodem prywatnym będzie samochód pracownika lub kontrahenta oraz samochód przedsiębiorcy, który wchodzi w skład jego majątku osobistego.

Rozliczenie kosztów eksploatacji samochodu prywatnego

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych jasno wskazuje, że kosztami uzyskania przychodu co do zasady nie są koszty używania samochodu, który co prawda jest własnością przedsiębiorcy, ale który (w pewnym uproszczeniu) nie stanowi majątku firmy. Wprowadzono jednak jeden wyjątek od tej reguły Jeśli samochód prywatny wykorzystywany jest również do prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorcy, 20% kosztów używania pojazdu można potraktować jako koszty uzyskania przychodu.

Koszty używania samochodu prywatnego to bardzo szerokie pojęcie, które obejmuje między innymi:

  • zakup paliwa;
  • serwis, przeglądy i badania pojazdu
  • wymianę opon i innych zużywalnych elementów pojazdu;
  • koszty myjni;
  • naprawy i koszty części zamiennych;
  • czynsz najmu lub dzierżawy garażu albo miejsca postojowego.

Taki sam limit 20% obowiązuje także dla kosztów ubezpieczenia auta.

Należy pamiętać, że powyższe zasady obowiązują od 1 stycznia 2019 r. Od tej daty został także zniesiony obowiązek prowadzenia comiesięcznego zestawienia poniesionych wydatków. Wskazane wyżej 20% należy wyliczać bezpośrednio na podstawie dowodów poniesienia kosztów eksploatacyjnych.

Podróże lokalne i służbowe

Stosunkowo często zdarza się, że pracownicy wykorzystują swoje własne samochody do celów związanych z wykonywaniem pracy. Prawo rozróżnia tutaj dwa rodzaje podróży – lokalne i służbowe.

Podróże lokalne nie mają swojej definicji. Uznaje się, że są to podróże samochodem w ramach jednej miejscowości, w której pracodawca ma siedzibę, lub w której pracownik na stałe wykonuje swoją pracę. Nie istnieje prawny obowiązek zwrotu takich kosztów, dlatego zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury, o rozliczeniach podróży lokalnych może decydować wyłącznie umowa zawarta przez strony stosunku pracy. Przy czym to pracodawca decyduje, czy chce rozliczać się z pracownikiem kilometrówką, czy ryczałtem. Rozporządzenie wskazuje miesięczny limit kilometrów przy ryczałcie, który wynosi (w zależności od liczby mieszkańców gminy lub miasta):

  • 300 km – do 100 tys. mieszkańców;
  • 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców;
  • 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Nieco inaczej rzecz wygląda z podróżami służbowymi, polegającymi na wyjeździe pracownika poza miejscowość, w której siedzibę ma pracodawca, albo w której pracownik na stałe wykonuje pracę. W takiej sytuacji rozliczenie z pracownikiem następuje poprzez pomnożenie liczby przejechanych przez niego kilometrów i stawki za kilometr, która zgodnie z rozporządzeniem nie może być wyższa niż:

  • 0,5214 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3;
  • 0,8358 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.

Wypłacenie kilometrówki oznacza, że pracownik powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, która pozwoli zweryfikować podane przez niego informacje. Ustawa o PIT przewiduje minimalną treść takiej ewidencji, która musi zawierać:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej samochodu;
  • numer rejestracyjny i pojemność silnika;
  • ponumerowane kolejno wpisy;
  • datę i cel wyjazdu oraz początek i koniec trasy;
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
  • stawkę za 1 km przebiegu oraz przemnożoną stawkę przez liczbę kilometrów;
  • podpis pracodawcy i jego dane.

Wprowadzenie samochodu prywatnego do środków trwałych firmy

Jeśli chcielibyśmy skorzystać z możliwości amortyzacji naszego samochodu i rozliczeń przewidzianych dla pojazdu służbowego, musimy wprowadzić go do majątku naszej firmy. By to zrobić, należy przygotować specjalne oświadczenie o przekazaniu prywatnego pojazdu na cele działalności gospodarczej. Dokument ten nie posiada ustawowego wzoru i przyjmuje się, że powinien zawierać informacje dotyczące:

  • oświadczenia (data, miejscowość, nazwa);
  • przedsiębiorcy (dane, podpis);
  • przekazywanego pojazdu (w tym wartość początkową i datę przekazania).

Następnie przekazany samochód należy ująć w ewidencji środków trwałych.

Jeżeli ten artykuł był pomocny, pomyśl jak pomocny jest nasz program