Jakie wydatki nie mogą być kosztem firmowym?
13.11.2017 (Aktualizacja: 22.01.2025)
13.11.2017 (Aktualizacja: 22.01.2025)
Kosztem uzyskania przychodu jest każdy koszt, który został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, bądź też zabezpieczenia, lub zachowania źródła przychodów. Ustawodawca nie podaje konkretnej definicji zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów, można jednak stwierdzić, iż w praktyce oznacza to wydatki, które zostały poniesione w celu zagwarantowania ciągłości funkcjonowania działalności gospodarczej, by mogła generować przychody w przyszłości. Wszelkie wydatki poniesione w innym celu nie mogą stanowić kosztów podatkowych. Koszt może zostać zakwestionowany, jeśli będzie miał charakter pozorny, czyli zostanie poniesiony wyłącznie w celu jego uzyskania, lecz nie będzie de facto związany z prowadzoną działalnością. Warto również pamiętać o tym, by sprawdzić, czy koszt nie został wymieniony w przepisach podatkowych jako wydatek wyłączony z możliwości zaksięgowania go jako kosztu firmy.
Dla każdego przedsiębiorcy istotne jest, jakich kosztów nie może on zaliczyć do kosztów mających wpływ na uzyskany przychód. W ustawie znajduje się katalog wydatków, które niezależnie od tego, w jakim celu zostały poniesione, nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Są to:
Środki trwałe to majątek firmy, którego wartość przekracza 3500 zł, i który będzie użytkowany dłużej niż rok. Do środków trwałych zaliczymy na przykład maszyny, urządzenia, środki transportu lub żywy inwentarz. Koszty nabycia środków trwałych nie będą bezpośrednio zaliczane do kosztów firmy.
Ważne, aby pamiętać, że nie można zaliczyć do kosztów podatkowych odpisów amortyzacyjnych środków trwałych zakupionych z dotacji, dopłat, subwencji. W takich przypadkach odpisy amortyzacyjne nie będą kosztem w części, którą pokryła dotacja.
Kosztem nie będą zaliczki, które przedsiębiorca wpłacił na poczet dostawy, usługi lub towaru, które nie zostały wykonane, bądź dostarczone. Nie będzie nim także strata spowodowana przepadkiem tejże zaliczki, np. z powodu bankructwa kontrahenta. Zaliczka staje się kosztem tylko w przypadku dokonania całkowitej płatności za wykonaną usługę czy zakupiony towar.
Jeśli przedsiębiorca posiada zaległe zobowiązania finansowe i w związku z nimi musi ponieść dodatkowe wydatki (np. z tytułów egzekucyjnych), to nie może on tych nakładów zaliczyć do kosztu firmowego. Może jednak włączyć do nich opłacenie prawnika, którego wynajmie do obrony jego interesów w postępowaniu sądowym, np. w celu odzyskania należności od kontrahentów.
Kosztami firmowymi nie będą grzywny oraz kary pieniężne, a także inne opłaty tego typu, takie jak kary umowne czy odsetki karne. Mowa o wszystkich opłatach wynikłych na skutek postępowań karnych, karno-skarbowych, administracyjnych itp. Do tej grupy zaliczymy także kary umowne i odszkodowania z tytułu:
Według ustawy do kosztów nie zaliczymy pracy własnej podatnika, jego małoletnich dzieci oraz małżonka lub małżonki. Jest to sytuacja analogiczna, jak w przypadku kosztów wytworzenia środka trwałego.
Co do zasady wszelkie wyjazdy służbowe mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Powinien zostać jednak spełniony podstawowy warunek. Wyjazd musi wiązać się z prowadzoną działalnością. Będzie tak, jeśli jedziemy do kontrahenta, który ma biuro w innym mieście, na targ albo na wystawę. Chodzi o przypadki, w których jesteśmy w stanie udokumentować (np. przedstawiając podpisaną umowę z kontrahentem), że nasz wyjazd miał charakter służbowy. Rzecz jasna do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć wyjazdów wakacyjnych i urlopowych.
Wszelkie szkolenia, które podnoszą kwalifikacje przedsiębiorcy lub jego pracowników, i są związane z przedmiotem prowadzonej działalności, mogą być zakwalifikowane jako koszt. Przykładem jest należność za szkolenie z obsługi programu graficznego, na które zapisze się grafik komputerowy. Jeśli jednak ten sam grafik będzie chciał odbyć szkolenie z zakresu księgowości, to opłata za kurs nie będzie kwalifikowana jako koszt firmowy.
Przedsiębiorca nie może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów składek na rzecz organizacji, do których przynależność nie jest obowiązkowa.
Sprawdź polecany program do faktur
Wierzytelności nieściągalne nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Wyjątkiem będą takie należności, które zostały zarachowane jako przychód należny (np. wierzytelności z tytułu wystawionych faktur, które przedsiębiorca ma obowiązek wykazać jako przychód, nawet, jeżeli wierzytelności tych w rzeczywistości nie otrzymał), a ich nieściągalność została właściwie udokumentowana (np. postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela za odpowiadające stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ egzekucyjny).
Jeśli nie jesteśmy pewni, czy dany wydatek zalicza się do tych, które mogą być kosztami uzyskania przychodu, możemy skorzystać z pomocy specjalistów. Łatwo bowiem stracić orientację w gąszczu zawiłych przepisów podatkowych. Stanowią one jednak wyzwanie dla nowoczesnych, prężnie działających przedsiębiorców, którzy stawiają sobie za punkt honoru samodzielne prowadzenie księgowości. Warto zatem zgłębić tajniki przepisów podatkowych, by czerpać satysfakcję z rozliczania przychodów oraz wydatków prowadzonej działalności.
Elivo / Marketing i biznes
Autor kilkudziesięciu artykułów o tematyce biznesowej w branżowych mediach. Od lat realizuje misję edukowania przedsiębiorców ws. skutecznego korzystania z faktoringu poprzez tworzenie i dystrybuowanie treści. Absolwent Politechniki Warszawskiej, gdzie uzyskał tytuł magistra Administracji ze specjalizacją Finanse i Bankowość. Redaktor naczelny biznesowego serwisu portal.faktura.pl.
Polecane artykuły
04.04.2025
W świecie podatków i fakturowania każdy szczegół ma znaczenie. Od 1 października 2020 roku podatnicy VAT zostali zobowiązani do oznaczania sprzedaży odpowiednimi kodami GTU. W tym artykule wyjaśniamy, czym są kody GTU, kto musi je stosować oraz jak poprawnie przypisywać towary i usługi do odpowiednich kategorii.
czytaj dalej24.03.2025
Podatek dochodowy to jedno z najczęstszych pytań, jakie zadają sobie osoby pracujące na etacie, prowadzone działalności gospodarcze czy uzyskujące dochody z innych źródeł. Ile wynosi podatek dochodowy? Odpowiedź nie jest jednoznaczna i zależy od formy opodatkowania, źródła dochodu oraz wysokości uzyskanych przychodów. W artykule poniżej szczegółowo wyjaśniamy, jak obliczyć podatek dochodowy i jakie zasady obowiązują w 2024 roku.
czytaj dalej13.03.2025 (Aktualizacja: 24.03.2025)
Każdy pracownik ma prawo do corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego. W praktyce jednak zdarzają się sytuacje, w których pracownik nie jest w stanie wykorzystać przysługujących mu dni wolnych. W takich przypadkach przysługuje mu ekwiwalent za urlop, czyli finansowa rekompensata za niewykorzystany czas odpoczynku.
czytaj dalej