Wykonałem usługę i co dalej? Czyli jak legalnie wystawić fakturę
18.08.2017 (Aktualizacja: 19.01.2025)
18.08.2017 (Aktualizacja: 19.01.2025)
Przeczytaj ebook „Co można wrzucić w koszty firmy”! Nasz poradnik to ponad 150 stron unikalnej wiedzy napisanej przez wykwalifikowaną księgową. W trakcie lektury znajdziesz m.in. odpowiedzi na poniższe pytania:
Czym są koszty uzyskania przychodu?
Co możesz odliczyć od podatku dochodowego?
Jak płacić niskie podatki?
Jak sprawić, by więcej pieniędzy zostało w Twojej kieszeni?
Czy rower można wziąć na fakturę?
Niezbędne elementy faktury określa Ustawa o podatku od towarów i usług. W artykule 106e zapisane jest, że prawidłowa faktura musi posiadać:
Wracając na chwilę do numeracji faktur to sam wybierasz metodę jak będziesz swoje faktury numerował. Najprostsze są 2 sposoby. Pierwszy to numer/rok (kolejność zachowujesz przez cały rok), a drugi sposób to numer/miesiąc/rok (kolejność zachowujesz przez cały miesiąc). Każda z opcji jest możliwa i to Ty wybierasz, którą wolisz stosować.
Poniżej tych danych umieszczasz informacje o swojej usłudze, tj.:
W tym miejscu warto dodać, że nie wystarczy napisać na fakturze „sprzedaż usługi”. Trzeba opisać czego dotyczyła ta usługa (od tego zależy z jaką stawką podatku VAT masz prawo sprzedać usługę), i na podstawie którego zlecenia/umowy została wykonana (jeśli oczywiście takie zdarzenie jak podpisanie zlecenia czy umowy uprzednio nastąpiło). Powinno to wyglądać tak: „Usługa pomocy prawnej na podstawie zlecenia nr ….. z dnia…..”.
Na końcu faktury wpisujesz dane dotyczące płatności za swoją usługę:
Dodatkowym ważnym elementem faktury jest umieszczenie napisu „metoda kasowa”, jeśli jako sprzedawca usługi wybrałeś metodę kasową w rozliczeniu podatku VAT. Natomiast jeśli w ogóle nie jesteś podatnikiem podatku od towarów i usług, to na dole swojej faktury musisz umieścić konkretny artykuł z Ustawy o VAT, dzięki któremu korzystasz ze zwolnienia. Wówczas w środkowej części faktury, dotyczącej rozliczenia usługi, nie umieszczasz danych dotyczących stawki podatku VAT. Zapis „metoda kasowa” oraz przepis będący podstawą prawną zwolnienia możesz np. umieścić w uwagach do faktury.
Pomyłki zdarzają się najlepszym. Spokojnie, to nie koniec świata. Jeśli popełnisz błąd (w ilości, kwocie, cenie lub stawce podatku) przy wystawianiu faktury wystarczy, że wystawisz fakturę korygującą. Zwróć uwagę, że nie może to być nota korygująca. Notę korygującą wystawia odbiorca faktury jeśli zauważy, że popełniłeś błąd w nazwie, numerze NIP, adresie jego firmy czy nawet w dacie sprzedaży – będzie to dla niego dokument umożliwiający mu pełne prawo do odliczenia VAT. Musi on zdobyć Twój podpis na nocie korygującej, więc ułatw mu zadanie i podpisz notę.
Fakturą korygującą można też korygować pozostałe dane. Jeśli za pomocą korekty zmniejszasz kwotę podatku VAT, to aby ją zaksięgować, musisz uzyskać podpis odbiorcy i datę odbioru na kopii faktury korygującej.
Wszystkie niezbędne dane musisz zawrzeć w fakturze niezależnie od tego, czy wystawiasz fakturę tradycyjną (papierową) czy fakturę elektroniczną. Jednak dużym ułatwieniem, zwłaszcza dla małych przedsiębiorców, jest wystawianie i wysyłanie faktury w formacie pdf. do kontrahenta. Umawiasz się z kontrahentem na przesyłanie faktur drogą elektroniczną i nie tracisz czasu na osobiste dostarczanie faktur, ani tym bardziej na stanie w kolejkach na poczcie. Tym sposobem zaoszczędzisz swój czas, a jak wiadomo czas to pieniądz, szczególnie, kiedy prowadzisz własny biznes.
Wiesz już, jak prawidłowo wystawić fakturę. Teraz przejdźmy do tego kiedy i gdzie ją wystawić. Zgodnie z art. 106i ust. 1 Ustawy o VAT fakturę musisz wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu zakończenia usługi. To jest najbardziej standardowa reguła, jednak warto zajrzeć do ustawy i dowiedzieć się, czy Twój przypadek nie jest w niej opisany jako wyjątek.
W Internecie dużo jest wzorów oraz programów do wystawiania faktur. Z wersji podstawowej możesz korzystać za darmo, lub opłacić abonament i korzystać z pełnej opcji serwisu. Wystawianie faktur w takim programie pozwala zaoszczędzić Twój czas. Umożliwiają Ci one zapisanie bazy kontrahentów i świadczonych przez Ciebie usług, a jeśli podasz tylko NIP, dane kontrahenta pobierane są automatycznie z bazy Głównego Urzędu Statystycznego. Takie możliwości daje np. serwis Faktura.pl. Nie tylko wystawisz w nim różne typy dokumentów księgowych, ale definiując faktury cykliczne sprawisz, że będą się one wystawiać automatycznie. A Ty zaoszczędzony czas możesz poświęcić na zdobywanie nowych klientów.
Autor kilkudziesięciu artykułów o tematyce biznesowej w branżowych mediach. Od lat realizuje misję edukowania przedsiębiorców ws. skutecznego korzystania z faktoringu poprzez tworzenie i dystrybuowanie treści. Absolwent Politechniki Warszawskiej, gdzie uzyskał tytuł magistra Administracji ze specjalizacją Finanse i Bankowość. Redaktor naczelny biznesowego serwisu portal.faktura.pl.
Polecane artykuły
24.03.2025
Podatek dochodowy to jedno z najczęstszych pytań, jakie zadają sobie osoby pracujące na etacie, prowadzone działalności gospodarcze czy uzyskujące dochody z innych źródeł. Ile wynosi podatek dochodowy? Odpowiedź nie jest jednoznaczna i zależy od formy opodatkowania, źródła dochodu oraz wysokości uzyskanych przychodów. W artykule poniżej szczegółowo wyjaśniamy, jak obliczyć podatek dochodowy i jakie zasady obowiązują w 2024 roku.
czytaj dalej13.03.2025 (Aktualizacja: 24.03.2025)
Każdy pracownik ma prawo do corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego. W praktyce jednak zdarzają się sytuacje, w których pracownik nie jest w stanie wykorzystać przysługujących mu dni wolnych. W takich przypadkach przysługuje mu ekwiwalent za urlop, czyli finansowa rekompensata za niewykorzystany czas odpoczynku.
czytaj dalej07.03.2025 (Aktualizacja: 19.03.2025)
Cena netto to pojęcie kluczowe dla przedsiębiorców, księgowych oraz wszystkich, którzy prowadzą działalność gospodarczą. Rozróżnienie między ceną netto a brutto, znajomość zasad obliczania podatku VAT oraz świadomość konsekwencji prawnych związanych z prezentacją cen to fundamenty prawidłowego zarządzania finansami. W tym artykule przybliżymy, czym jest cena netto, jak ją obliczyć i jakie ma zastosowanie w praktyce.
czytaj dalej