Rodzaje faktur – jaki dokument powinienem wystawić?

10.09.2021

Nie ma biznesu bez sprzedaży, a sprzedaży bez faktury — najważniejszego dokumentu księgowego i podatkowego, jaki może stworzyć przedsiębiorca. Specjalnie dla osób, które dopiero zaczynają swoją przygodę z biznesem stworzyliśmy krótki poradnik o tym czym są faktury i jakie mamy ich rodzaje.

Faktor i faktury

Ciekawe jest pochodzenie słowa „faktura”, znamy przecież jego inne znaczenie w języku polskim — „kształt powierzchni”, mówimy np. o fakturze drewnianego stołu. Łacińska factura oznacza budowę, dzieło lub czyn, jest bliska czasownika facere — czynić, robić (łacina rzymska czytała „c” jak „k”, w przeciwieństwie do późniejszej, kościelnej, która „c” wymawiała tak jak dziś).

Mówi się, że trzy czwarte języka angielskiego ma źródłosłów łaciński. Pewnie stąd też pojawiły się takie słowa jak „fact” (coś prawdziwego), ale także „fake” (coś udającego prawdę), counterfeit (produkt-podróbka), a także wulgarne „fu*k” (tłumaczenie zbędne). Gdziekolwiek sięgniemy, czy do matematyki, czy do kremów przeciw opalaniu, odnajdziemy tam słowo faktor, a jego znaczenie będzie zbliżone. W dawnym języku handlowym faktor oznaczał pośrednika, handlarza, a faktoria — placówkę handlową. Dzisiaj faktor oznacza firmę finansującą należności handlowe.

Faktura

Faktura jest dokumentem prawnym, księgowym, który stwierdza powstanie zobowiązania z tytułu wykonanej usługi lub dostarczonego towaru. Oznacza to, że faktura nie tworzy obowiązku zapłaty, a jedynie dokumentuje go w przestrzeni prawnej. Źródłem obowiązku płatniczego jest wykonanie umowy, zaś faktura dokumentem, który to obrazuje. Dlatego też, wystawienia faktury, która nie ma związku z żadną dostawą lub usługą, zwyczajnie nie rodzi żadnych konsekwencji u jej adresata. Jednak jej wystawca ryzykuje konsekwencje karne, ponieważ dokumentuje prawnie coś, co w rzeczywistości nie miało miejsca.

Fałszowanie faktur

Dobrze, aby młody przedsiębiorca nie podchodził lekceważąco do tego przedmiotu. Wystawianie fikcyjnych faktur, ich podrabianie lub przerabianie w celu użycia jako autentyczne — np. faktur na czynność niewykonaną, potwierdzających nieprawdę, zawierających nieprawdziwe kwoty, błędne stawki VAT, datę wykonania itp., a także użycie faktur fikcyjnych, podrobionych lub przerobionych, zaciąga bardzo poważną odpowiedzialność karną. Podstawową karą za te przestępstwa jest pozbawienie wolności od 6 miesięcy do 8 lat więzienia, a w przypadkach mniejszej wagi kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do 2 lat.

Korekta błędnej faktury

Prawo przewiduje oczywiście możliwość poprawienia błędnego dokumentu. Służy do tego faktura korygująca, czyli dokument, który wystawiamy w przypadku zgodnego z umową zwrotu kupionych towarów, stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce czy kwocie podatku od towarów i usług, wysokości rabatów, a także zwrócenia towarów sprzedawcy, zwrócenia nabywcy kwot nienależnych lub zaliczek, otrzymanych przedpłat, zadatków lub rat.

Rodzaje faktur

Możemy sklasyfikować następujące rodzaje faktur:

Faktura VAT — jest podstawowym dokumentem w obrocie przedsiębiorców, którzy są czynnymi podatnikami VAT. Faktura VAT jest rodzajem rachunku potwierdzającego sprzedaż, zawierającego obowiązkowe, przewidziane przez ustawodawcę dane oraz niosące konsekwencje podatkowe zwroty i określenia (np. „odwrotne obciążenie).

Dzięki rozwiązaniom faktura.pl przedsiębiorca korzysta z przygotowanej cyfrowej formatki, która w pewnej części importuje dane automatycznie, a w pozostałych rubrykach prowadzi wypełniającego druk w sposób intuicyjny i przyjazny użytkownikowi.

Porada: Skorzystaj z naszego poradnika, dowiedz się, jak łatwo wystawić fakturę VAT w aplikacji faktura.pl.

 

Faktura zaliczkowa — jest dokumentem stwierdzającym otrzymanie zaliczki na wykonanie usługi lub dostawę towarów. Faktura zaliczkowa może dokumentować część lub całość środków wpłaconych z góry. Tej fakturze musi towarzyszyć także faktura końcowa, czyli dokument stwierdzający, że usługa została wykonana lub towar dostarczony. Jeśli faktura zaliczkowa opiewała na część umówionej ceny, faktura końcowa przedstawia pozostałą do zapłaty wartość.

Faktura uproszczona — nazywana inaczej paragonem fiskalnym, dokument księgowy stwierdzający sprzedaż, dopuszczalny do kwoty 450 zł brutto.

Faktura VAT marża — to specjalny rodzaj faktur służący rozliczaniu podatku VAT od odsprzedaży towarów używanych. Przedsiębiorca, który nabywa towar od osoby, która nie jest podatnikiem podatku od towarów i usług, sprzedając go, nalicza podatek od swojego zysku, a nie od całej wartości sprzedaży.

Faktura VAT RR — to samofakturowanie się przez przedsiębiorcę, który nabywa produkty rolne od rolnika ryczałtowego. Wartość faktury VAT RR powiększa się o należny VAT i rozlicza brutto, a sam dokument wręcza lub wysyła dostawcy. Samofakturowanie polega na wystawieniu faktury samemu sobie, za zgodą dostawcy

Faktura proforma

Faktura proforma nie jest dokumentem prawnym, księgowym. Jej rola jest wyłącznie informacyjna, ma za zadanie przedstawić warunki cenowe, terminy płatności, stron transakcji oraz wysokość podatku stronom transakcji. Nie ma obowiązku wystawiania faktury proforma, ale jeśli to zrobimy, to w czasie, zanim dojdzie do transakcji. Nie należy wystawić po otrzymaniu przelewu, wtedy mamy obowiązek wystawić fakturę zaliczkową lub fakturę VAT.

Porada: Przeczytaj nasz wpis i dowiedz się, dlaczego wystawianie faktur proforma jest dobrym rozwiązaniem.

E-faktury

Faktury nie muszą mieć formy dokumentu drukowanego, mogą być zachowane w postaci pliku dostępnego w formie załącznika lub linku do serwera. To drugie rozwiązanie jest szczególnie wygodne, ponieważ nie obciąża nam, ani drugiej stronie skrzynki mailowej niepotrzebnymi plikami.

Wysyłka e-faktury powinna być zaakceptowana przez drugą stronę, ale forma zgody nie jest to ściśle zdefiniowana. Przyjmuje się, że jeśli klient zapłacił choć jedną fakturę dostarczoną elektronicznie, to zaakceptował tę formę dokumentu.

Porada: Wystawiając fakturę, nie musisz czekać na płatność od klienta, możesz skorzystać z finansowania i środki otrzymać nawet tego samego dnia. Dowiedz się więcej tutaj.

Faktura strukturyzowana

Jest to specjalny rodzaj faktury, która jest tworzona wg określonego wzorca, pozwala to na automatyczny odczyt i procesowanie. W chwili obecnej faktury strukturyzowane są wykorzystywane dobrowolnie w rozliczeniach wynikających z zamówień publicznych, można je wystawiać korzystając ze specjalnego narzędzia, Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF).

Porada: Wystawiając faktury online, możesz je automatycznie przesyłać do biura księgowego, przeczytaj o tym, jak w faktura.pl stworzyć własne centrum dokumentów.

Jeżeli ten artykuł był pomocny, pomyśl jak pomocny jest nasz program