Dlaczego wystawiania faktur proforma to dobre rozwiązanie?
10.09.2021
10.09.2021
Klient zainteresowany zakupem określonego towaru lub usługi może składać nam zamówienie w różny sposób. Zazwyczaj jest to mail, ale może być równie dobrze telefon do handlowca lub do biura, rozmowa podczas spotkania biznesowego, a czasami nawet SMS. Z punktu widzenia zarządzania sprzedażą dobrze jest wprowadzić w tym miejscu pewien porządek, aby mieć pewność poczynionych ustaleń. W innym wypadku ryzykujemy pomyłki, które prawie zawsze kosztują dodatkową pracę i niepotrzebny stres.
Wystawienie faktury proforma pozwala nam zebrać w jednym miejscu informacje o rodzaju zamówionych artykułów lub usług, warunkach dostawy, ich cenie oraz terminie płatności, a także osobach odpowiedzialnych za komunikację obydwu stron wraz z ich telefonami kontaktowymi.
Zaletą faktury proforma jest to, że nie jest ona dokumentem księgowym. Nie stwierdza ona powstanie zobowiązania handlowego, czyli nie nakazuje klientowi dokonać płatności, ani nie jest dla nas podstawą do naliczenia podatku dochodowego lub VAT. Jest to dokument, który nie niesie ze sobą skutków prawnych, a jedynie informacyjne.
Jeżeli gdzieś w zamówieniu powstał błąd albo pojawiła się potrzeba korekty wcześniejszych ustaleń, to faktura proforma jest doskonałym dokumentem, na którym zawsze można to zrobić.
W przeciwieństwie do faktury proforma, faktura VAT jest dokumentem księgowym, który z punktu widzenia prawa rachunkowego stwierdza powstanie zobowiązania z tytułu zawarcia umowy transakcji handlowej. Na podstawie wystawionej faktury klient ma prawo żądać wydania towaru, a wystawca ma prawo oczekiwać płatności. Z punktu widzenia rachunkowości wystawienie faktury VAT oznacza przychód, który niesie ze sobą konsekwencje podatkowe (PIT lub CIT oraz VAT).
Jeżeli zamówienie zostanie zmienione po wystawieniu faktury lub wskutek błędu dany asortyment nie zostanie dostarczony, to obowiązkiem wystawcy faktury jest przygotowanie kolejnego dokumentu, faktury korygującej.
Nierzetelne wystawienie faktury jest spenalizowane na gruncie kodeksu karnego skarbowego, a przerobienie lub podrobienie faktury na gruncie kodeksu karnego i grożą za to bardzo poważne sankcje.
Wystawiając i wysyłając do klienta fakturę proforma, mamy pewność, że jeżeli coś w zamówieniu się nie zgadza i trzeba wprowadzić zmiany, to modyfikacje tego dokumentu nie niosą żadnych konsekwencji prawnych. Możemy więc wielokrotnie dokonać ustaleń i na ich podstawie wysłać towar lub zrealizować usługę.
Odbiorowi towaru lub usługi najczęściej towarzyszy nie tylko podpisanie dokumentów transportowych przez klienta, ale także protokołu przyjęcia towaru lub usługi. Jeśli towar nie jest zgodny z zamówieniem, a przyczyn może być wiele, np. przy wysyłce nastąpiła pomyłka lub brak asortymentu, po drodze coś zaginęło albo jest wysyłane kilkoma przesyłkami, albo też dostarczony towar jest uszkodzony, inny niż oczekiwany itp., to informacje o tym znajdą się na protokole.
Wtedy możemy wystawić fakturę VAT, mając pewność, że stanowi ona rzetelny obraz zrealizowanej dostawy i powstałego w związku z tym zobowiązania. Dzięki rozwojowi technologii większość dokumentów wystawiana jest już elektronicznie, a przesyłanie kontrahentowi zajmuje ułamki sekund.
Proforma jest więc dobrym i praktycznym rozwiązaniem stosowanym przez każdy dział handlowy, zanim wystawiona zostanie faktura VAT.
Polecane artykuły
16.01.2024
Aplikacja Faktura.pl jest gotowa na KSeF, który w Polsce będzie obowiązkowy już wkrótce. Poniżej przedstawiamy sposób w jaki możesz się połączyć z Krajowym Systemem e-Faktur w Faktura.pl.
czytaj dalej22.11.2023
Choć w ostatnich latach zmienia się optyka tego, w jakim kierunku zmierza Unia Europejska, wciąż jej fundamentem pozostają zasady, które legły u podstaw zawiązania tego specyficznego sojuszu na naszym kontynencie. Jednym z podstawowych zadań Wspólnoty jest stworzenie uczciwego i konkurencyjnego rynku wewnętrznego, w którym każdy będzie mógł na równych zasadach prowadzić działalność gospodarczą. Parlament Europejski przez ponad pół wieku swojego istnienia wprowadził wiele regulacji dotyczących tego obszaru. Dziś przedstawię jedną z nich – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2560 z dnia 14 grudnia 2022 r. w sprawie subsydiów zagranicznych zakłócających rynek wewnętrzny, którego przepisy częściowo weszły w życie 12 października 2023 r.
czytaj dalej22.11.2023
Prowadzenie działalności gospodarczej jest nieustanną walką z kontrahentami, konsumentami i konkurencją. W cywilizowanych krajach państwo stoi na straży tego, by była to walka utrzymana w pewnych ramach wynikających z wartości, jakie umówiliśmy się chronić jako społeczeństwo. Im większy gracz na rynku, tym większą ma pokusę, by naginać obowiązujące zasady i stosować praktyki, które prawo uznaje za naruszające interesy klientów lub konkurentów. Z tego powodu Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów uważnie przygląda się porozumieniom, jakie przedsiębiorcy zawierają między sobą w ramach prowadzonej działalności. Dziś przyjrzymy się legalności tzw. porozumień dystrybucyjnych.
czytaj dalej