Dlaczego wystawiania faktur proforma to dobre rozwiązanie?
10.09.2021 (Aktualizacja: 15.01.2025)
10.09.2021 (Aktualizacja: 15.01.2025)
Klient zainteresowany zakupem określonego towaru lub usługi może składać nam zamówienie w różny sposób. Zazwyczaj jest to mail, ale może być równie dobrze telefon do handlowca lub do biura, rozmowa podczas spotkania biznesowego, a czasami nawet SMS. Z punktu widzenia zarządzania sprzedażą dobrze jest wprowadzić w tym miejscu pewien porządek, aby mieć pewność poczynionych ustaleń. W innym wypadku ryzykujemy pomyłki, które prawie zawsze kosztują dodatkową pracę i niepotrzebny stres.
Wystawienie faktury proforma pozwala nam zebrać w jednym miejscu informacje o rodzaju zamówionych artykułów lub usług, warunkach dostawy, ich cenie oraz terminie płatności, a także osobach odpowiedzialnych za komunikację obydwu stron wraz z ich telefonami kontaktowymi.
Zaletą faktury proforma jest to, że nie jest ona dokumentem księgowym. Nie stwierdza ona powstanie zobowiązania handlowego, czyli nie nakazuje klientowi dokonać płatności, ani nie jest dla nas podstawą do naliczenia podatku dochodowego lub VAT. Jest to dokument, który nie niesie ze sobą skutków prawnych, a jedynie informacyjne.
Jeżeli gdzieś w zamówieniu powstał błąd albo pojawiła się potrzeba korekty wcześniejszych ustaleń, to faktura proforma jest doskonałym dokumentem, na którym zawsze można to zrobić.
W przeciwieństwie do faktury proforma, faktura VAT jest dokumentem księgowym, który z punktu widzenia prawa rachunkowego stwierdza powstanie zobowiązania z tytułu zawarcia umowy transakcji handlowej. Na podstawie wystawionej faktury klient ma prawo żądać wydania towaru, a wystawca ma prawo oczekiwać płatności. Z punktu widzenia rachunkowości wystawienie faktury VAT oznacza przychód, który niesie ze sobą konsekwencje podatkowe (PIT lub CIT oraz VAT).
Jeżeli zamówienie zostanie zmienione po wystawieniu faktury lub wskutek błędu dany asortyment nie zostanie dostarczony, to obowiązkiem wystawcy faktury jest przygotowanie kolejnego dokumentu, faktury korygującej.
Nierzetelne wystawienie faktury jest spenalizowane na gruncie kodeksu karnego skarbowego, a przerobienie lub podrobienie faktury na gruncie kodeksu karnego i grożą za to bardzo poważne sankcje.
Sprawdź, jak nasz program do faktur może uprościć Twoje rozliczenia
Wystawiając i wysyłając do klienta fakturę proforma, mamy pewność, że jeżeli coś w zamówieniu się nie zgadza i trzeba wprowadzić zmiany, to modyfikacje tego dokumentu nie niosą żadnych konsekwencji prawnych. Możemy więc wielokrotnie dokonać ustaleń i na ich podstawie wysłać towar lub zrealizować usługę.
Odbiorowi towaru lub usługi najczęściej towarzyszy nie tylko podpisanie dokumentów transportowych przez klienta, ale także protokołu przyjęcia towaru lub usługi. Jeśli towar nie jest zgodny z zamówieniem, a przyczyn może być wiele, np. przy wysyłce nastąpiła pomyłka lub brak asortymentu, po drodze coś zaginęło albo jest wysyłane kilkoma przesyłkami, albo też dostarczony towar jest uszkodzony, inny niż oczekiwany itp., to informacje o tym znajdą się na protokole.
Wtedy możemy wystawić fakturę VAT, mając pewność, że stanowi ona rzetelny obraz zrealizowanej dostawy i powstałego w związku z tym zobowiązania. Dzięki rozwojowi technologii większość dokumentów wystawiana jest już elektronicznie, a przesyłanie kontrahentowi zajmuje ułamki sekund.
Proforma jest więc dobrym i praktycznym rozwiązaniem stosowanym przez każdy dział handlowy, zanim wystawiona zostanie faktura VAT.
Autor kilkudziesięciu artykułów o tematyce biznesowej w branżowych mediach. Od lat realizuje misję edukowania przedsiębiorców ws. skutecznego korzystania z faktoringu poprzez tworzenie i dystrybuowanie treści. Absolwent Politechniki Warszawskiej, gdzie uzyskał tytuł magistra Administracji ze specjalizacją Finanse i Bankowość. Redaktor naczelny biznesowego serwisu portal.faktura.pl.
Polecane artykuły
28.04.2025 (Aktualizacja: 06.05.2025)
Rezydencja podatkowa to pojęcie kluczowe zarówno dla osób fizycznych, jak i przedsiębiorców działających w kraju lub za granicą. Od jej ustalenia zależy, gdzie i w jakim zakresie zapłacimy podatki. W dobie globalizacji i pracy zdalnej z różnych zakątków świata, temat staje się coraz bardziej aktualny.
czytaj dalej11.04.2025 (Aktualizacja: 15.04.2025)
Rok 2025 przynosi zmiany, które mają znaczenie dla wszystkich podatników w Polsce. Kwota wolna od podatku to temat budzący zawsze duże zainteresowanie, zarówno wśród przedsiębiorców, jak i osób zatrudnionych na etacie. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest kwota wolna od podatku, jak wpływa na nasze wynagrodzenia, jakie zmiany nas czekają i jak wygląda sytuacja w innych krajach.
czytaj dalej04.04.2025 (Aktualizacja: 15.04.2025)
W świecie podatków i fakturowania każdy szczegół ma znaczenie. Od 1 października 2020 roku podatnicy VAT zostali zobowiązani do oznaczania sprzedaży odpowiednimi kodami GTU. W tym artykule wyjaśniamy, czym są kody GTU, kto musi je stosować oraz jak poprawnie przypisywać towary i usługi do odpowiednich kategorii.
czytaj dalej