Jak uzyskać VAT-UE?

23.02.2018 (Aktualizacja: 19.01.2025)

Odkąd Polska stała się członkiem Unii Europejskiej wielu przedsiębiorców odważyło się na kontakty biznesowe z kontrahentami z innych Państw Unii. Aby móc bez przeszkód i zgodnie z prawem handlować albo świadczyć usługi dla kontrahentów z UE musisz zarejestrować się do VAT-UE i uzyskać unijny numer NIP. Takie transakcje nazywamy transakcjami wewnątrzwspólnotowymi, w których podatek VAT rozlicza nabywca w miejscu gdzie ma siedzibę lub miejsce zamieszkania i do tej czynności niezbędny jest unijny numer NIP, który musisz podać swojemu kontrahentowi.

Kiedy trzeba się zgłosić do VAT-UE?

Aby zgłosić się do VAT-UE musisz spełniać następujące warunki:

  1. gdy dokonujesz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów – tzn. jeśli kupujesz towar lub usługę od kontrahenta z państw UE,
  2. gdy nabywasz usługi, dla których miejscem świadczenia jest kraj nabywcy,
  3. gdy dokonujesz wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów – tzn. jeśli sprzedajesz towar kontrahentowi z kraju UE,
  4. gdy świadczysz usługi na rzecz kontrahenta z UE, dla których miejscem świadczenia jest państwo miejsca zamieszkania lub siedziby kontrahenta innego niż Polska,

Jeśli nabywasz lub świadczysz usługi bądź sprzedajesz lub kupujesz towaru od kontrahentów z Unii Europejskiej to jesteś w grupie osób, które muszą dokonać rejestracji do VAT-UE przed dokonaniem pierwszej czynności wyszczególnionej powyżej.

Rejestracji musisz dokonać również nie będąc uprzednio zgłoszonym do podatku VAT krajowego (tzn. jeśli korzystasz ze zwolnienia z podatku VAT w kraju) jeśli:

  1. wartość transakcji wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów przekroczyła 50.000 zł w danym roku podatkowym,
  2. nabyłeś usługi od kontrahentów z UE – w takim przypadku nie tylko musisz dokonać zgłoszenia do VAT-UE, ale także rozliczyć podatek VAT od takich transakcji,
  3. chcesz świadczyć usługi dla kontrahentów z Unii.

Jak zarejestrować VAT-UE?

Zgłoszenia do VAT-UE dokonasz na zgłoszeniu VAT-R.

dokument vat-r

Na pierwszej stronie wypełniasz swoje dane identyfikacyjne i adres zamieszkania, a dane dot. VAT-UE umieszczone są na stronie trzeciej.

zgłoszenie rejestracyjne w zakresie podatku

Jeśli jesteś czynnym podatnikiem podatku VAT to, aby zgłosić się do VAT-UE musisz zaznaczyć poz. 58 w zgłoszeniu VAT-R. Natomiast jeśli nie byłeś nigdy zgłoszony do podatku VAT, ale będziesz nabywał towary z krajów UE to musisz zaznaczyć poz. 59. W przypadku kiedy będziesz nabywał bądź świadczył usługi dla kontrahentów z krajów UE i dla Twojego kontrahenta będzie to import usług to musisz zaznaczyć poz. 60.

informacje dotyczące wykonywania transakcji

Następnie w poz. 61 podajesz datę, od kiedy czynności te będą wykonywane. Poniżej wpisujesz swoje imię i nazwisko oraz składasz podpis. VAT-R należy wysłać pocztą lub dostarczyć osobiście do Urzędu Skarbowego.

przewidywana data rozpoczęcia

Jeśli jesteś już czynnym podatnikiem podatku VAT to zgłoszenie VAT-R składasz w trybie aktualizacji danych, tzn. że w poz. 4 zaznaczasz drugi kwadrat i w poz. 8 kwadrat nr 1. Jeśli nie jesteś czynnym podatnikiem podatku VAT to VAT-R składasz jako zgłoszenie, tzn. w poz. 4 zaznaczasz pierwszy kwadrat.

cel i miejsce złożenia zgłoszenia

zakres zmiany danych

Po zgłoszeniu musisz oczekiwać na nadanie numeru NIP unijnego (europejskiego). Numer ten nie różni się od krajowego numeru NIP, jest tylko poprzedzony prefiksem „PL” i to ten prefiks informuje naszego kontrahenta, że jesteśmy zgłoszeni do VAT-UE. To czy jesteś już zarejestrowany do VAT-UE czy jeszcze nie możesz łatwo sprawdzić na stronie VIES: http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/?locale=pl Na tej stronie możesz sprawdzić też czy Twój kontrahent dokonał takiego zgłoszenia w swoim kraju.

sowa poleca portal

Rozpocznij fakturowanie z intuicyjnym programem do faktur

Jak widzisz zgłoszenie do VAT-UE nie jest trudne. Pamiętaj tylko, że musisz uzyskać numer VAT-UE zanim dokonasz pierwszej transakcji zagranicznej w obrębie Unii Europejskiej. Rejestracji nie odbywa się z dnia na dzień więc weź pod uwagę ten czas. Upewnij się wcześniej w swoim Urzędzie Skarbowym ile taki proces trwa, aby nie przegapić terminów.

 

Dominik Bożek

Autor kilkudziesięciu artykułów o tematyce biznesowej w branżowych mediach. Od lat realizuje misję edukowania przedsiębiorców ws. skutecznego korzystania z faktoringu poprzez tworzenie i dystrybuowanie treści. Absolwent Politechniki Warszawskiej, gdzie uzyskał tytuł magistra Administracji ze specjalizacją Finanse i Bankowość. Redaktor naczelny biznesowego serwisu portal.faktura.pl.

in

Polecane artykuły

30.06.2026 (Aktualizacja: 02.07.2026)

Obowiązek archiwizacji faktur – ile lat i w jakiej formie przechowywać faktury

Dowiedz się, jak długo musisz przechowywać faktury w firmie i czy archiwum cyfrowe jest w pełni bezpieczne podczas kontroli.

czytaj dalej

26.05.2026 (Aktualizacja: 02.06.2026)

KSeF dla JDG – od kiedy obowiązuje, jak się zarejestrować i jak wdrożyć ten proces krok po kroku

Do niedawna dla wielu właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych KSeF był odległym   problemem dużych spółek i działów księgowości. Dziś wiadomo już, że od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur obejmie również większość JDG i mikrofirm. Dla części przedsiębiorców będzie to największa zmiana w codziennym fakturowaniu od czasu wprowadzenia JPK. Problem polega na tym, że KSeF nie sprowadza się wyłącznie do nowego miejsca wystawiania faktur — zmienia sposób obiegu dokumentów, współpracę z księgowością i organizację pracy w firmie. Dlatego przedsiębiorcy, którzy zaczną przygotowania wcześniej, unikną chaosu, który zwykle pojawia się tuż przed wejściem nowych obowiązków.

czytaj dalej

21.04.2026

KSeF – najczęstsze pytania i odpowiedzi

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w obszarze fakturowania w Polsce. Nic więc dziwnego, że budzi wiele pytań – zarówno wśród przedsiębiorców, jak i księgowych.

czytaj dalej

Jeżeli ten artykuł był pomocny, pomyśl jak pomocny jest nasz program