Kogo dotyczy obowiązek korzystania z KSeF?

24.03.2026

Obowiązek korzystania z KSeF obejmuje wszystkich podatników, zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT, którzy mają obowiązek wystawiania faktur — niezależnie od formy prawnej, wielkości firmy czy rodzaju działalności.

Terminy wejścia KSeF dla różnych grup przedsiębiorców

Wdrożenie systemu zostało podzielone na dwa etapy. Od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla firm, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł. Pozostali przedsiębiorcy zostaną objęci obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 r., co daje mniejszym podmiotom dodatkowy czas na przygotowania techniczne i organizacyjne.

Okresy przejściowe i wyjątki

Do końca 2026 r. część faktur nadal będzie można wystawiać poza KSeF, pod warunkiem że łączna wartość miesięcznej sprzedaży udokumentowanej w ten sposób nie przekroczy 10 000 zł. Do tego samego momentu pozostaje też możliwość wystawiania faktur z kas fiskalnych, w tym paragonów z NIP do 450 zł. Rozwiązania te mają ułatwić płynne przejście na pełne fakturowanie ustrukturyzowane.

Podmioty zagraniczne — kiedy podlegają KSeF?

Zagraniczny podatnik VAT zarejestrowany w Polsce będzie zobowiązany do stosowania KSeF, jeśli posiada siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w kraju i to miejsce uczestniczy w transakcji. Jeżeli taka więź z Polską nie występuje, obowiązek nie powstaje, choć korzystanie z KSeF pozostaje możliwe dobrowolnie.

Czy jednostki samorządu terytorialnego również podlegają KSeF?

Jednostki samorządu terytorialnego są w pełni objęte obowiązkowym korzystaniem z KSeF — bez jakichkolwiek wyjątków. W praktyce oznacza to konieczność dostosowania procedur finansowych, nadania uprawnień użytkownikom i zapewnienia integracji systemów księgowych z KSeF, co bywa szczególnie wymagające w przypadku rozbudowanych struktur JST.

Podsumowanie — kogo ostatecznie obejmie obowiązek KSeF?

W praktyce obowiązek stosowania KSeF dotyczy niemal wszystkich wystawiających faktury w Polsce. W szczególności obejmuje:

  • czynnych i zwolnionych podatników VAT, niezależnie od wielkości firmy,
  • jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki i stowarzyszenia,
  • jednostki samorządu terytorialnego,
  • podmioty zagraniczne, jeśli prowadzą działalność w Polsce poprzez siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności,
  • wszystkich przedsiębiorców zobowiązanych do wystawiania faktur — odpowiednio od 1 lutego lub 1 kwietnia 2026 r.

Dominik Bożek

Autor kilkudziesięciu artykułów o tematyce biznesowej w branżowych mediach. Od lat realizuje misję edukowania przedsiębiorców ws. skutecznego korzystania z faktoringu poprzez tworzenie i dystrybuowanie treści. Absolwent Politechniki Warszawskiej, gdzie uzyskał tytuł magistra Administracji ze specjalizacją Finanse i Bankowość. Redaktor naczelny biznesowego serwisu portal.faktura.pl.

in

Polecane artykuły

03.09.2026

Paliwo w kosztach firmy. Sposób rozliczenia zależy od samochodu i jego użytkowania

Faktura za paliwo nie zawsze trafia do kosztów firmy w pełnej wysokości. Inaczej rozlicza się samochód osobowy używany także prywatnie, inaczej pojazd wykorzystywany wyłącznie służbowo, a jeszcze inaczej prywatny samochód przedsiębiorcy, który nie został wprowadzony do majątku firmy.

czytaj dalej

03.09.2026

Smartwatch, czytnik e-booków i hulajnoga w kosztach firmy. Pięć mniej oczywistych przykładów

Nie istnieje lista urządzeń, które z samej swojej nazwy stają się kosztem działalności. Ustawa o PIT opiera się na związku wydatku z uzyskaniem, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Z tego powodu także sprzęt kojarzony z prywatnym użytkowaniem może w określonej firmie mieć wyraźne zastosowanie biznesowe.

czytaj dalej

01.09.2026

Koszt firmowy a VAT. Jedna faktura może być rozliczana na dwa różne sposoby

Faktura wystawiona na firmę nie daje automatycznie prawa do pełnego odliczenia VAT. Nie przesądza też sama w sobie, że wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu.

czytaj dalej

Jeżeli ten artykuł był pomocny, pomyśl jak pomocny jest nasz program