Kogo dotyczy obowiązek korzystania z KSeF?

24.03.2026

Obowiązek korzystania z KSeF obejmuje wszystkich podatników, zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT, którzy mają obowiązek wystawiania faktur — niezależnie od formy prawnej, wielkości firmy czy rodzaju działalności.

Terminy wejścia KSeF dla różnych grup przedsiębiorców

Wdrożenie systemu zostało podzielone na dwa etapy. Od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla firm, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł. Pozostali przedsiębiorcy zostaną objęci obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 r., co daje mniejszym podmiotom dodatkowy czas na przygotowania techniczne i organizacyjne.

Okresy przejściowe i wyjątki

Do końca 2026 r. część faktur nadal będzie można wystawiać poza KSeF, pod warunkiem że łączna wartość miesięcznej sprzedaży udokumentowanej w ten sposób nie przekroczy 10 000 zł. Do tego samego momentu pozostaje też możliwość wystawiania faktur z kas fiskalnych, w tym paragonów z NIP do 450 zł. Rozwiązania te mają ułatwić płynne przejście na pełne fakturowanie ustrukturyzowane.

Podmioty zagraniczne — kiedy podlegają KSeF?

Zagraniczny podatnik VAT zarejestrowany w Polsce będzie zobowiązany do stosowania KSeF, jeśli posiada siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w kraju i to miejsce uczestniczy w transakcji. Jeżeli taka więź z Polską nie występuje, obowiązek nie powstaje, choć korzystanie z KSeF pozostaje możliwe dobrowolnie.

Czy jednostki samorządu terytorialnego również podlegają KSeF?

Jednostki samorządu terytorialnego są w pełni objęte obowiązkowym korzystaniem z KSeF — bez jakichkolwiek wyjątków. W praktyce oznacza to konieczność dostosowania procedur finansowych, nadania uprawnień użytkownikom i zapewnienia integracji systemów księgowych z KSeF, co bywa szczególnie wymagające w przypadku rozbudowanych struktur JST.

Podsumowanie — kogo ostatecznie obejmie obowiązek KSeF?

W praktyce obowiązek stosowania KSeF dotyczy niemal wszystkich wystawiających faktury w Polsce. W szczególności obejmuje:

  • czynnych i zwolnionych podatników VAT, niezależnie od wielkości firmy,
  • jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki i stowarzyszenia,
  • jednostki samorządu terytorialnego,
  • podmioty zagraniczne, jeśli prowadzą działalność w Polsce poprzez siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności,
  • wszystkich przedsiębiorców zobowiązanych do wystawiania faktur — odpowiednio od 1 lutego lub 1 kwietnia 2026 r.

Dominik Bożek

Autor kilkudziesięciu artykułów o tematyce biznesowej w branżowych mediach. Od lat realizuje misję edukowania przedsiębiorców ws. skutecznego korzystania z faktoringu poprzez tworzenie i dystrybuowanie treści. Absolwent Politechniki Warszawskiej, gdzie uzyskał tytuł magistra Administracji ze specjalizacją Finanse i Bankowość. Redaktor naczelny biznesowego serwisu portal.faktura.pl.

in

Polecane artykuły

30.03.2026 (Aktualizacja: 03.04.2026)

KSeF – najczęstsze pytania i odpowiedzi

Krajowy System e-Faktur to jedna z największych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat i jednocześnie jedna z tych reform, które realnie wpływają na codzienną pracę przedsiębiorców. Nie jest to już odległa koncepcja cyfryzacji, ale obowiązek, który od 2026 roku stopniowo obejmuje kolejne grupy firm w Polsce. Nic więc dziwnego, że wokół tego tematu narosło bardzo wiele pytań. Pojawiają się wątpliwości dotyczące logowania, nadawania uprawnień, sposobu wystawiania faktur, wyboru odpowiednich narzędzi czy tego, od kiedy dokładnie trzeba będzie z niego korzystać.

czytaj dalej

26.03.2026

Integracja KSeF: Biuro Rachunkowe i Spółka

Poniżej sprawdzisz, jak działa integracja KSeF w Biurze Rachunkowym i Spółce oraz jak rozłączyć konto z KSeF.

czytaj dalej

18.03.2026

Instrukcja KSeF dla spółki w Faktura.pl

Sprawdź jak połączyć konto Faktura.pl z Twoją spółką w KSeF

czytaj dalej

Jeżeli ten artykuł był pomocny, pomyśl jak pomocny jest nasz program