Jakie wydatki nie mogą być kosztem firmowym?

Co jest kosztem?

Kosztem uzyskania przychodu jest każdy koszt, który został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, bądź też zabezpieczenia, lub zachowania źródła przychodów. Ustawodawca nie podaje konkretnej definicji zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów, można jednak stwierdzić, iż w praktyce oznacza to wydatki, które zostały poniesione w celu zagwarantowania ciągłości funkcjonowania działalności gospodarczej, by mogła generować przychody w przyszłości. Wszelkie wydatki poniesione w innym celu nie mogą stanowić kosztów podatkowych. Koszt może zostać zakwestionowany, jeśli będzie miał charakter pozorny, czyli zostanie poniesiony wyłącznie w celu jego uzyskania, lecz nie będzie de facto związany z prowadzoną działalnością. Warto również pamiętać o tym, by sprawdzić, czy koszt nie został wymieniony w przepisach podatkowych jako wydatek wyłączony z możliwości zaksięgowania go jako kosztu firmy.

Co kosztem nie jest?

Dla każdego przedsiębiorcy istotne jest, jakich kosztów nie może on zaliczyć do kosztów mających wpływ na uzyskany przychód. W ustawie znajduje się katalog wydatków, które niezależnie od tego, w jakim celu zostały poniesione, nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Są to:

Wydatki związane ze środkami trwałymi

Środki trwałe to majątek firmy, którego wartość przekracza 3500 zł, i który będzie użytkowany dłużej niż rok. Do środków trwałych zaliczymy na przykład maszyny, urządzenia, środki transportu lub żywy inwentarz. Koszty nabycia środków trwałych nie będą bezpośrednio zaliczane do kosztów firmy.

Ważne, aby pamiętać, że nie można zaliczyć do kosztów podatkowych odpisów amortyzacyjnych środków trwałych zakupionych z dotacji, dopłat, subwencji. W takich przypadkach odpisy amortyzacyjne nie będą kosztem w części, którą pokryła dotacja.

Do kosztów wytworzenia środka trwałego nie zaliczymy:

wartości pracy własnej podatnika, pracy jego małżonka oraz dzieci;
kosztów sprzedaży;
kosztów ogólnych zarządu;
pozostałych kosztów operacyjnych i operacji finansowych (z wyjątkiem kosztów odsetek , prowizji i różnic kursowych w przypadku środków trwałych nabytych na kredyt, gdyż do czasu oddania środka trwałego do użytku, koszty te zwiększają jego wartość początkową).

Utracone zaliczki

Kosztem nie będą zaliczki, które przedsiębiorca wpłacił na poczet dostawy, usługi lub towaru, które nie zostały wykonane, bądź dostarczone. Nie będzie nim także strata spowodowana przepadkiem tejże zaliczki, np. z powodu bankructwa kontrahenta. Zaliczka staje się kosztem tylko w przypadku dokonania całkowitej płatności za wykonaną usługę czy zakupiony towar.

Koszty egzekucyjne

Sąd

Jeśli przedsiębiorca posiada zaległe zobowiązania finansowe i w związku z nimi musi ponieść dodatkowe wydatki (np. z tytułów egzekucyjnych), to nie może on tych nakładów zaliczyć do kosztu firmowego. Może jednak włączyć do nich opłacenie prawnika, którego wynajmie do obrony jego interesów w postępowaniu sądowym, np. w celu odzyskania należności od kontrahentów.

Grzywny i kary pieniężne, kary umowne, odsetki karne itp.

Kosztami firmowymi nie będą grzywny oraz kary pieniężne, a także inne opłaty tego typu, takie jak kary umowne czy odsetki karne. Mowa o wszystkich opłatach wynikłych na skutek postępowań karnych, karno-skarbowych, administracyjnych itp. Do tej grupy zaliczymy także kary umowne i odszkodowania z tytułu:

wad dostarczonych towarów;
wad wykonanych robót i usług;
zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad;
zwłoki w usunięciu wad towarów;
zwłoki w usunięciu wad wykonanych robót i usług.

Wynagrodzenie przedsiębiorcy

Według ustawy do kosztów nie zaliczymy pracy własnej podatnika, jego małoletnich dzieci oraz małżonka lub małżonki. Jest to sytuacja analogiczna, jak w przypadku kosztów wytworzenia środka trwałego.

Koszty podróży, które nie są powiązane z przedmiotem działalności

Co do zasady wszelkie wyjazdy służbowe mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Powinien zostać jednak spełniony podstawowy warunek. Wyjazd musi wiązać się z prowadzoną działalnością. Będzie tak, jeśli jedziemy do kontrahenta, który ma biuro w innym mieście, na targ albo na wystawę. Chodzi o przypadki, w których jesteśmy w stanie udokumentować (np. przedstawiając podpisaną umowę z kontrahentem), że nasz wyjazd miał charakter służbowy. Rzecz jasna do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć wyjazdów wakacyjnych i urlopowych.

Koszty szkoleń niezwiązanych z działalnością

Wszelkie szkolenia, które podnoszą kwalifikacje przedsiębiorcy lub jego pracowników, i są związane z przedmiotem prowadzonej działalności, mogą być zakwalifikowane jako koszt. Przykładem jest należność za szkolenie z obsługi programu graficznego, na które zapisze się grafik komputerowy. Jeśli jednak ten sam grafik będzie chciał odbyć szkolenie z zakresu księgowości, to opłata za kurs nie będzie kwalifikowana jako koszt firmowy.

Składki na rzecz organizacji

Przedsiębiorca nie może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów składek na rzecz organizacji, do których przynależność nie jest obowiązkowa.

Wierzytelności

Wierzytelności nieściągalne nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Wyjątkiem będą takie należności, które zostały zarachowane jako przychód należny (np. wierzytelności z tytułu wystawionych faktur, które przedsiębiorca ma obowiązek wykazać jako przychód, nawet, jeżeli wierzytelności tych w rzeczywistości nie otrzymał), a ich nieściągalność została właściwie udokumentowana (np. postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela za odpowiadające stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ egzekucyjny).

Jeśli nie jesteśmy pewni, czy dany wydatek zalicza się do tych, które mogą być kosztami uzyskania przychodu, możemy skorzystać z pomocy specjalistów. Łatwo bowiem stracić orientację w gąszczu zawiłych przepisów podatkowych. Stanowią one jednak wyzwanie dla nowoczesnych, prężnie działających przedsiębiorców, którzy stawiają sobie za punkt honoru samodzielne prowadzenie księgowości. Warto zatem zgłębić tajniki przepisów podatkowych, by czerpać satysfakcję z rozliczania przychodów oraz wydatków prowadzonej działalności.

SPRAWDŹ USŁUGI WINDYKACYJNE W FAKTURA.PL

Michał Bąk

Elivo / Marketing i biznes