Ta różnica ma znaczenie także przy sprzęcie używanym w firmie. Wypożyczalnie sprzętu w ofercie dla przedsiębiorców działają w modelu subskrypcji i wystawiają miesięczną fakturę VAT za usługę. Taki wydatek może być kosztem działalności, jeśli sprzęt rzeczywiście służy firmie i spełnione są pozostałe warunki podatkowe.

Faktura wystawiona na firmę nie wystarcza

Podstawowa definicja kosztu uzyskania przychodu nie zawiera zamkniętej listy produktów i usług, które przedsiębiorca może rozliczyć. Wydatek musi zostać poniesiony w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. Nie może też należeć do wydatków wyłączonych z kosztów przez ustawę o PIT.

Dlatego laptop wykorzystywany do realizacji zleceń może mieć wyraźny związek z działalnością programisty, grafika czy księgowego. Sam fakt otrzymania faktury nie wystarczy jednak, jeśli sprzęt faktycznie służy celom prywatnym. Podobną zasadę pokazują interpretacje podatkowe dotyczące mniej oczywistych zakupów. Ten sam rodzaj urządzenia może zostać uznany za koszt u jednego przedsiębiorcy, a u innego nie. Liczy się sposób wykorzystania i możliwość wykazania związku wydatku z biznesem.

Skala podatkowa obniża podatek przez koszty

Przedsiębiorca rozliczający się według skali płaci PIT od dochodu, czyli przychodu pomniejszonego o koszty uzyskania przychodów. W 2026 roku stawka wynosi 12 proc. do 120 tys. zł podstawy obliczenia podatku i 32 proc. od nadwyżki ponad tę kwotę. Jeżeli więc miesięczna faktura za sprzęt zostanie prawidłowo zaliczona do kosztów, pomniejsza dochód podlegający opodatkowaniu. Nie znaczy to, że urząd skarbowy „zwraca” przedsiębiorcy koszt sprzętu. Podatek jest po prostu liczony od niższej podstawy.

Podatek liniowy działa podobnie, ale ma jedną stawkę

Przy podatku liniowym również opodatkowany jest dochód. Przychody pomniejsza się o koszty uzyskania przychodów, a podatek wynosi 19 proc. bez względu na wysokość dochodu. Firmowa faktura za wykorzystywaną w działalności usługę może więc obniżać podstawę opodatkowania podobnie jak przy skali. Różny jest później sposób wyliczenia samego PIT.

Ryczałt nie pozwala odliczyć kosztu od przychodu

Inaczej rozlicza się przedsiębiorca na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych. Podstawą jest przychód, którego nie pomniejsza się o wydatki ponoszone w celu jego uzyskania. Jeżeli ryczałtowiec płaci co miesiąc za laptop, telefon czy inne urządzenie potrzebne do pracy, wydatek nadal jest związany z prowadzoną firmą. Nie zmniejszy jednak podatku dochodowego.

Nie przesądza to o rozliczeniu VAT. Ryczałt jest formą opodatkowania dochodowego, a VAT działa według odrębnych zasad. Przedsiębiorca na ryczałcie może być jednocześnie czynnym podatnikiem VAT i korzystać z prawa do jego odliczenia, jeśli spełnia warunki ustawy o VAT.

Forma opodatkowania a koszty firmy. Skala, podatek liniowy i ryczałt rozliczają wydatki inaczej

Faktura wystawiona na firmę nie wystarcza

Skala podatkowa obniża podatek przez koszty

Podatek liniowy działa podobnie, ale ma jedną stawkę

Ryczałt nie pozwala odliczyć kosztu od przychodu

Dominik Bożek

Zbiorcze księgowanie faktur z KSeF. Mniej powtarzalnej pracy, więcej kontroli

Obowiązek archiwizacji faktur – ile lat i w jakiej formie przechowywać faktury

KSeF dla JDG – od kiedy obowiązuje, jak się zarejestrować i jak wdrożyć ten proces krok po kroku

Jeżeli ten artykuł był pomocny, pomyśl jak pomocny jest nasz program