Zbiorcze księgowanie faktur z KSeF. Mniej powtarzalnej pracy, więcej kontroli
27.07.2026
27.07.2026
W Faktura.pl możesz zaznaczyć grupę faktur z KSeF, określić dla nich wspólne parametry i uruchomić jedno zbiorcze księgowanie. System zastosuje wybrane ustawienia do wszystkich faktur znajdujących się w grupie.
Dokumenty pobrane z KSeF trafiają do zakładki Oczekujące. Znajdują się tam faktury, które przed zaksięgowaniem wymagają weryfikacji lub uzupełnienia.
Aby zaksięgować je zbiorczo:
Najważniejsze jest prawidłowe pogrupowanie faktur. W jednej grupie powinny znaleźć się dokumenty, które mogą otrzymać te same ustawienia. Dotyczy to na przykład kategorii wydatku, rodzaju sprzedaży, oznaczeń GTU i JPK oraz opisu.
Jeżeli dokumenty wymagają różnych parametrów, należy podzielić je na osobne grupy.
Funkcja jest szczególnie przydatna wtedy, gdy w danym miesiącu pojawia się wiele podobnych dokumentów.
Faktury za zakup towarów handlowych
Sklep lub firma handlowa może otrzymywać kilkadziesiąt faktur od różnych dostawców. Jeżeli wszystkie dotyczą zakupu towarów handlowych i powinny trafić do tej samej kategorii, można rozliczyć je jako jedną grupę.
Zamiast otwierać każdą fakturę osobno, kategorię wydatku wybierasz wtedy raz. System przypisuje ją do wszystkich zaznaczonych dokumentów.
Firma korzystająca z jednego samochodu lub floty pojazdów może regularnie otrzymywać wiele faktur paliwowych.
Dokumenty dotyczące tego samego pojazdu i rozliczane na takich samych zasadach można zaksięgować razem. W ramach jednej operacji przypisujesz im odpowiednią kategorię oraz wskazujesz pojazd, którego dotyczą wydatki.
Jeżeli faktury odnoszą się do różnych pojazdów albo wymagają innego sposobu rozliczenia, należy utworzyć dla nich oddzielne grupy.
Przedsiębiorca może wystawiać faktury w innym systemie, na platformie sprzedażowej albo bezpośrednio w KSeF.
Po pobraniu dokumentów do Faktura.pl można pogrupować faktury rozliczane według tych samych zasad. Następnie wystarczy jednorazowo przypisać im rodzaj sprzedaży, opis oraz wymagane oznaczenia.
W ramach jednego zbiorczego księgowania można zaznaczyć zarówno faktury sprzedażowe, jak i kosztowe.
System automatycznie podzieli je na dwie sekcje:
Dla każdej sekcji ustawiasz odrębne dane. Nie trzeba więc najpierw księgować wszystkich przychodów, a następnie uruchamiać osobnej operacji dla wydatków.
Dla dokumentów przychodowych można wskazać między innymi:
Jeżeli wybrane faktury wymagają różnych oznaczeń GTU, JPK lub innego sposobu ujęcia, należy podzielić je na osobne grupy.
Dla wydatków można zbiorczo określić:
Wybrane ustawienia zostaną przypisane do wszystkich faktur kosztowych znajdujących się w danej grupie.
Po zatwierdzeniu operacji w zakładce Oczekujące pojawia się sekcja Zbiorcze księgowania. Można w niej sprawdzić datę i godzinę zlecenia oraz postęp procesu.
Nie trzeba pozostawać na ekranie i czekać na jego zakończenie. W tym czasie możesz pracować z innymi dokumentami lub uruchamiać kolejne operacje.
Prawidłowo zaksięgowane faktury znikną z listy Oczekujące i pojawią się w zakładce Dokumenty.
Błąd dotyczący jednej faktury nie musi blokować całej grupy.
Dokumenty, których nie udało się zaksięgować, pozostają w zakładce Oczekujące. System wskaże przyczynę, dzięki czemu będzie można poprawić lub uzupełnić dane i ponowić księgowanie.
Pozostałe dokumenty mogą zostać prawidłowo ujęte bez konieczności ponownego uruchamiania procesu dla całej grupy.
W zakładce Dokumenty przy fakturach widoczna jest ikona informująca o wykonanym zbiorczym księgowaniu.
Po najechaniu na nią można sprawdzić datę i godzinę operacji.
Dostępny jest również filtr Sposób księgowania, który pozwala szybko odnaleźć dokumenty zaksięgowane w ten sposób.
Po otwarciu pierwszej faktury można przejść do kolejki weryfikacji i sprawdzić kolejne dokumenty.
Przy pierwszym użyciu funkcji warto skontrolować co najmniej jedną fakturę z każdej zaksięgowanej grupy. Pozwoli to upewnić się, że zastosowano właściwe parametry.
Jeżeli po zakończeniu procesu okaże się, że dokumenty wymagają innej kategorii, opisu lub pozostałych parametrów, można przenieść je ponownie do zakładki Oczekujące.
W tym celu:
Dokumenty zostaną usunięte z listy zaksięgowanych. Następnie będzie można przypisać im prawidłowe parametry i ponownie uruchomić księgowanie.
Mniej klikania bez utraty kontroli
Zbiorcze księgowanie przyspiesza obsługę podobnych faktur, ale nie podejmuje decyzji za użytkownika.
To Ty wybierasz dokumenty, określasz ich parametry i wydzielasz faktury wymagające osobnego rozliczenia.
System wykonuje powtarzalną część pracy, pokazuje postęp procesu i pozostawia do weryfikacji dokumenty, których nie udało się prawidłowo zaksięgować.
Dzięki temu obsługa większej liczby podobnych faktur staje się szybsza, a użytkownik nadal zachowuje kontrolę nad sposobem ich ujęcia.
Autor kilkudziesięciu artykułów o tematyce biznesowej w branżowych mediach. Od lat realizuje misję edukowania przedsiębiorców ws. skutecznego korzystania z faktoringu poprzez tworzenie i dystrybuowanie treści. Absolwent Politechniki Warszawskiej, gdzie uzyskał tytuł magistra Administracji ze specjalizacją Finanse i Bankowość. Redaktor naczelny biznesowego serwisu portal.faktura.pl.
Polecane artykuły
30.06.2026 (Aktualizacja: 02.07.2026)
Dowiedz się, jak długo musisz przechowywać faktury w firmie i czy archiwum cyfrowe jest w pełni bezpieczne podczas kontroli.
czytaj dalej26.05.2026 (Aktualizacja: 02.06.2026)
Do niedawna dla wielu właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych KSeF był odległym problemem dużych spółek i działów księgowości. Dziś wiadomo już, że od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur obejmie również większość JDG i mikrofirm. Dla części przedsiębiorców będzie to największa zmiana w codziennym fakturowaniu od czasu wprowadzenia JPK. Problem polega na tym, że KSeF nie sprowadza się wyłącznie do nowego miejsca wystawiania faktur — zmienia sposób obiegu dokumentów, współpracę z księgowością i organizację pracy w firmie. Dlatego przedsiębiorcy, którzy zaczną przygotowania wcześniej, unikną chaosu, który zwykle pojawia się tuż przed wejściem nowych obowiązków.
czytaj dalej21.04.2026
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w obszarze fakturowania w Polsce. Nic więc dziwnego, że budzi wiele pytań – zarówno wśród przedsiębiorców, jak i księgowych.
czytaj dalej