Integracja KSeF: Biuro Rachunkowe i Spółka

26.03.2026

Poniżej sprawdzisz, jak działa integracja KSeF w Biurze Rachunkowym i Spółce oraz jak rozłączyć konto z KSeF.

Integracja KSeF w biurze rachunkowym

  • Biuro rachunkowe łączy się z KSeF na swoim głównym koncie
  • Rekomendowana metoda: Certyfikat KSeF
  • Właściciel biura może udostępnić dostęp księgowym jednym suwakiem „Pozwalam księgowym biura rachunkowego testy KSeF 2.0 pobierać dokumenty klientów z KSeF moimi dostępami”

Dzięki temu księgowe mogą pobierać dokumenty klientów bez osobnej integracji.

Nadanie uprawnień biuru przez klienta

Aby biuro mogło pobierać faktury klienta z KSeF:

  1. Klient loguje się do KSeF
  2. Przechodzi do UPRAWNIENIA → NADAJ UPRAWNIENIA
  3. W formularzu wybiera:
    • Rodzaj uprawnień: osoba fizyczna do pracy w KSeF,
    • Rodzaj podmiotu uprawnionego – wybieramy Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL
    • identyfikator NIP: NIP biura rachunkowego,
    • uzupełnia pola Imię i Nazwisko danymi Biura rachunkowego
    • zakres: wystawianie i/lub przeglądanie faktur (w zależności od woli klienta)
  4. Po nadaniu uprawnień biuro może kliknąć SPRAWDŹ DOSTĘP w Faktura.pl

Instrukcja połączenia KSeF dla spółki

W celu korzystania z KSeF spółki i podmioty niebędące osobami fizycznymi muszą w pierwszej kolejności złożyć w urzędzie skarbowym formularz ZAW-FA, aby wskazać osobę uprawnioną do zarządzania systemem KSeF. 

Zawiadomienie ZAW-FA składa się w urzędzie skarbowym właściwym dla podatnika:

  • papierowo (osobiście lub pocztą) lub
  • elektronicznie

przy czym zawiadomienie musi być podpisane zgodnie z reprezentacją podmiotu.

Wygenerowanie certyfikatów przez osobę wskazaną w ZAW-FA

Po przetworzeniu złożonego ZAW-FA przez urząd skarbowy osoba wskazana
w zgłoszeniu loguje się do Aplikacji Podatnika KSeF.

Logowanie do Aplikacji Podatnika KSeF odbywa się poprzez stronę: https://ap.ksef.mf.gov.pl

Do wyboru są następujące metody uwierzytelnienia:

Profil Zaufany

Przy wyborze tej metody zostaniesz przekierowany na stronę logowania do Profilu Zaufanego, gdzie należy przejść proces autoryzacji.

Podpis kwalifikowany

Wybierając autoryzację podpisem kwalifikowanym:

  1. Wskaż, czy certyfikat zawiera PESEL lub NIP.
  2. Pobierz plik żądania autoryzacyjnego.
  3. Podpisz plik podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną.
  4. Wgraj podpisany plik (.xml lub .xades).
  5. Kliknij Dalej, aby zakończyć proces.

Odcisk palca

Wybierając autoryzację odciskiem palca:

  1. Pobierz plik do podpisu.
  2. Podpisz plik certyfikatem kwalifikowanym.
  3. Wgraj podpisany plik do aplikacji.
  4. Pobierz i zapisz wygenerowany odcisk palca.

W kolejnym kroku określ kontekst logowania.

W polu Identyfikator wskaż jedną z poniższych opcji:

  • NIP firmy
  • Identyfikator wewnętrzny.

Następnie wprowadź numer wybranego identyfikatora i kliknij Uwierzytelnij oraz dokonaj logowania zgodnie z wybranym sposobem.

Generowanie certyfikatu

W zakładce Certyfikaty ->  Wnioskuj o certyfikat uzupełnij poniższe pola:

  • Nazwa certyfikatu – powinna zawierać od 5 do 50 znaków. Rekomendowane jest oznaczenie w nazwie typu certyfikatu, np. certyfikat autoryzujący, certyfikat offline.
  • Hasło – powinno zawierać 15–32 znaków, małe i wielkie litery, cyfrę oraz znak specjalny (!@#$%^&*()-_=+). 
Hasło należy bezpiecznie zapisać, ponieważ w późniejszym etapie nie ma możliwości jego odzyskania.

Po uzupełnieniu powyższych pól kliknij w opcję Generuj, a wówczas na urządzeniu zapisze się klucz prywatny (.key).

W polu Przeznaczenie certyfikatu wybierz:

  • Podpis linku do weryfikacji wystawcy – jeśli generujesz certyfikat offline służący do wystawiania faktur w trybie offline,
  • Uwierzytelnienie w systemie KSeF – jeśli generujesz certyfikat autoryzujący służący do połączenia konta z KSeF w celu odbierania i wystawiania faktur.

Ustal datę ważności certyfikatu w polu Certyfikat ważny od i kliknij Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu.

Po zatwierdzeniu wniosku o certyfikat wybierz Pobierz Certyfikat, a certyfikat (.crt). zostanie zapisany na urządzeniu

Aby uzyskać drugi typ certyfikatu, należy powtórzyć powyższą procedurę.


W efekcie otrzymasz:

  • dwa klucze prywatne (.key),
  • dwa certyfikaty (.crt).

Certyfikaty przechowuj w bezpiecznym miejscu i nie udostępniaj ich osobom trzecim.

Nadanie uprawnień w Aplikacji Podatnika KSeF

Osoba zgłoszona w ZAW-FA posiada wyłącznie uprawnienia administracyjne do zalogowania się do KSeF danego podmiotu i nadawania uprawnień.

Aby wystawiać i odbierać faktury integrując się z systemem księgowym konieczne jest jeszcze nadanie uprawnień na konkretny PESEL lub NIP.

W tym celu w Aplikacji Podatnika KSeF należy przejść do zakładki Uprawnienia -> Nadaj uprawnienia.

W sekcji nadawania uprawnień należy wybrać odpowiedni rodzaj uprawnień oraz uzupełnić poniższe dane:

  • Rodzaj podmiotu uprawnionego (zgodnie z używanym identyfikatorem),
  • NIP / PESEL,
  • Imię,
  • Nazwisko.

W sekcji Zakres uprawnień należy zaznaczyć co najmniej jedno z poniższych:

  • wystawianie faktur,
  • przeglądanie faktur,
  • przeglądanie uprawnień,
  • przeglądanie historii sesji (UPO),
  • zarządzanie jednostkami podrzędnymi,
  • wykonywanie operacji egzekucyjnych (dotyczy komorników)

oraz zatwierdzić swój wybór przyciskiem Nadaj Uprawnienia.

Wgranie certyfikatu do systemu Faktura.pl

Aby zintegrować się z KSeF w systemie Faktura.pl należy wgrać wygenerowane certyfikaty. W tym celu należy kliknąć w przycisk POŁĄCZ KONTO Z KSEF.

Następnie wybieramy połączenie za pomocą certyfikatu.

Wczytujemy klucz prywatny dla certyfikatu autoryzującego z rozszerzeniem „.key” oraz certyfikat z rozszerzeniem „.crt” oraz wpisujemy hasło ustalone na etapie generowania certyfikatu. 

Po naciśnięciu przycisku DALEJ system zostaje zintegrowany z KSeF.

W kolejnym kroku możemy przejść do wgrania certyfikatu offline klikając w przycisk DODAJ CERTYFIKAT OFFLINE, gdzie wczytujemy klucz prywatny dla certyfikatu offline z rozszerzeniem „.key” oraz certyfikat z rozszerzeniem „.crt” oraz wpisujemy hasło ustalone na etapie generowania certyfikatu. 

Po wgraniu certyfikatu offline należy kliknąć przycisk DALEJ. Gratulacje integracja z KSeF w systemie Faktura.pl przebiegła pomyślnie!

 

Jak rozłączyć konto z KSeF?

Aby rozłączyć konto z KSeF, przejdź do zakładki KSeF i kliknij ROZŁĄCZ KONTO. Po rozłączeniu nie będzie możliwe wysyłanie ani pobieranie faktur z KSeF.

Dominik Bożek

Autor kilkudziesięciu artykułów o tematyce biznesowej w branżowych mediach. Od lat realizuje misję edukowania przedsiębiorców ws. skutecznego korzystania z faktoringu poprzez tworzenie i dystrybuowanie treści. Absolwent Politechniki Warszawskiej, gdzie uzyskał tytuł magistra Administracji ze specjalizacją Finanse i Bankowość. Redaktor naczelny biznesowego serwisu portal.faktura.pl.

in

Polecane artykuły

24.03.2026

Kogo dotyczy obowiązek korzystania z KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF obejmuje wszystkich podatników, zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT, którzy mają obowiązek wystawiania faktur — niezależnie od formy prawnej, wielkości firmy czy rodzaju działalności.

czytaj dalej

18.03.2026

Instrukcja KSeF dla spółki w Faktura.pl

Sprawdź jak połączyć konto Faktura.pl z Twoją spółką w KSeF

czytaj dalej

17.02.2026

Zestawienie do opłaty środowiskowej w systemie Faktura.pl

W systemie Faktura.pl dostępna jest funkcjonalność generowania raportów niezbędnych do przygotowania wykazu o zakresie korzystania ze środowiska (np. w zakresie emisji z silników spalinowych). Dzięki temu użytkownik może w łatwy sposób wyliczyć kwoty należne Urzędowi Marszałkowskiemu na podstawie zaksięgowanych faktur paliwowych.

czytaj dalej

Jeżeli ten artykuł był pomocny, pomyśl jak pomocny jest nasz program