Jak pilnować cashflow w firmie? 5 porad, jak robić to skutecznie

Płynność finansowa ważniejsza niż zysk?

Jeśli przez jeden lub nawet kilka miesięcy firma nie przynosi zysku, ale może funkcjonować z zaoszczędzonych wcześniej środków, to nie musimy się martwić. Brak zysku nie dyskwalifikuje naszej działalności na rynku, ale brak płynności niestety tak. Niewystarczająca ilość pieniędzy na wywiązanie się z finansowych zobowiązań może nawet doprowadzić do upadłości firmy.

Warto pamiętać, że płynność finansowa to zdolność przedsiębiorstwa do regulowania w terminie swoich zobowiązań. Dlatego ważnymi jej elementami są analiza i rejestracja przychodów oraz wydatków związanych z działalnością firmy. Każdego miesiąca mamy bowiem do zapłacenia faktury związane z funkcjonowaniem naszego podmiotu. Zaliczymy do nich między innymi koszty prowadzenia firmy, takie jak wynajem lokalu, Internet, usługi telekomunikacyjne, wynagrodzenia dla pracowników i wiele, wiele innych. Nie możemy sobie pozwolić jednak na dwie rzeczy. Po pierwsze – w dłuższej perspektywie nie można doprowadzić do sytuacji, w której koszty będą większe niż przychody, a na koncie firmy nie będzie zabezpieczonych rezerw na ich pokrycie. Po drugie – nie możemy myśleć, że „jakoś to będzie”.

W budżecie firm, szczególnie tych mikro, małych oraz średnich, zawsze powinny znaleźć się zapasowe środki na „niespodziewane” wydatki, takie jak awaria sprzętu, wypadki losowe itd. Nie jest jasno powiedziane, jak duża kwota powinna być „zabezpieczona” na tego typu wydarzenia, ale warto pomyśleć o rezerwie zapewniającej poczucie bezpieczeństwa na kilka kolejnych miesięcy. Nie należy też trzymać pieniędzy „w skarpecie”, lecz lokować je w takim miejscu, które po jakimś czasie przyniesie zysk. Dla niektórych będzie to inwestycja w towar, dla innych umieszczanie pieniędzy na lokacie lub inwestycja w złoto. Każdy ma swój sposób na zwiększenie posiadanego kapitału.

Cashflow w firmie – jak to robić?

Na płynność przepływów finansowych składają się dwie rzeczy – terminowość naszych partnerów, którzy wpłacają pieniądze w określonym czasie oraz kontrola naszych firmowych wydatków. Oba te elementy są od siebie bardzo zależne. Jeśli bowiem firma A zapłaci nam fakturę w terminie, a my wydamy całe środki na inne działania, nie płacąc za fakturę firmie B, to firma B może w ten sposób stracić płynność finansową. To bardzo uproszczony schemat, ale tak to przeważnie działa. Rzadko kiedy opóźniona płatność od jednego z partnerów biznesowych doprowadza do upadłości, ale jeśli w danym miesiącu 5 na 10 z nich nie zapłaci nam faktur lub odroczy termin np. o 15 dni, to możemy znaleźć się w niezbyt komfortowej dla nas, właścicieli firm, sytuacji. Jak unikać tego typu zdarzeń? Poniżej

I – poznaj swoje możliwości

Kontrola przychodów oraz wydatków to podstawowe narzędzie, które pozwala na pilnowanie naszej płynności finansowej. Wiele aplikacji oraz programów księgowych pozwala na jej analizę. Tak naprawdę jednak wystarczy do tego zadania tabelka z Excela lub numbers. Każdego miesiąca mniej-więcej wiemy, jakie wydatki musimy ponieść i to one muszą znaleźć się po jednej stronie naszej tabeli. Warto przy kwotach wpisać daty tych należności, gdyż dzięki temu wiemy, które są najpilniejsze. Po drugiej stronie tabeli pojawić się powinny planowane przychody, także z datami ich wymagalności. To one mają pokryć nasze koszty. Powinniśmy też wprowadzić do naszego planu trzecią kolumnę, która będzie zawierać informację o naszych oszczędnościach, jakie możemy wykorzystać w sytuacjach kryzysowych. Takie tabele dobrze robić dla każdego okresu rozliczeniowego, np. dla miesiąca lub kwartału, gdyż pokazują nam, czy w danym miesiącu pozostaną nam wolne środki, czy mamy klientów, którzy zalegają nam z płatnościami, a także czy my przypadkiem nie jesteśmy dłużni komuś pieniędzy.

II – zweryfikuj swoich płatników

Może zabrzmi to źle, ale dobrze wiedzieć, z kim mamy do czynienia, jeśli chodzi o prowadzenie interesów. Warto sprawdzić nowych partnerów, szczególnie tych, którzy nie są do końca pewni. Przeważnie nazwy nierzetelnych firm pojawiają się w grupach biznesowych oraz na forach dyskusyjnych. Czasem po prostu wystarczy wpisać odpowiednią frazę w Google. Warto też poprosić o pierwszą płatność z góry lub wpłacenie zaliczki na poczet faktury.

W przypadku stałych klientów warto zwrócić uwagę, jak radzą sobie oni z płatnościami, czy występują w ich przypadku opóźnienia, czy są one jednorazowe, czy też zdarzają się każdego miesiąca, a jeśli tak, to czy informują oni nas o tej sytuacji. W ten sposób mamy nakreślony pewien obraz całej sytuacji. Wiemy, gdzie mogą nastąpić opóźnienia i jak to może wpłynąć na nasz biznes.

III – nagradzaj płacących w terminie lub tych z góry

W niektórych przypadkach, np. w sprzedaży produktów lub usług, istnieje możliwość uregulowania płatności „w abonamencie”. Warto nagradzać tych, którzy wybierają tę opcję. Widać to dobrze w przypadku rozwiązań SaaS, gdzie pakiety np. 12-miesięczne są tańsze o 10, 15 a nawet 30%. Dla nas ten dodatkowy rabat nie jest tak bardzo odczuwalny w tym przypadku, pieniądze trafiają bowiem na nasze rachunki dużo wcześniej, a 30% zniżki podzielone na 12 miesięcy daje tak naprawdę 2,5% zniżki miesięcznie.

IV – zarządzaj swoimi płatnościami

Wydatki, które ponosimy w związku z prowadzeniem działalności, także mogą być kontrolowane, a odpowiednie nimi zarządzanie pozwala na usprawnienie płynności finansowej. Podstawową zasadą jest to, że faktury powinny zostać zapłacone w terminie. Jeśli klient wystawia fakturę z 14-dniowym terminem płatności, oznacza to, że maksymalnie tyle dni może on czekać na swoje pieniądze. Warto o tym pamiętać. Dlatego jeśli decydujemy się na dokonanie płatności, nie odwlekajmy jej do ostatniego dnia, szczególnie gdy wypada on np. w weekend. W sytuacjach kryzysowych informujmy naszych partnerów, że z naszej strony może nastąpić opóźnienie w płatności. Nic bardziej nie denerwuje niż brak pieniędzy na koncie i brak kontaktu ze strony wierzyciela.

Zegarek

W przypadku wyboru dostawców także warto kierować się nie tylko ceną, ale także elastycznością płatności. Czasem kredyt kupiecki lub wydłużony termin płatności jest dla naszego biznesu lepszym wyborem niż niska cena.

V – ostateczne rozwiązania zostawiaj na koniec

W sytuacji, w której nastąpią opóźnienia w płatnościach, warto rozpocząć negocjacje z klientami. Przeważnie te miękkie sprawdzają się najlepiej. Dzięki rozmowie można załatwić więcej niż podczas kłótni i nacisków. Niestety zdarzyć się może, że nie odzyskamy pieniędzy przez dłuższy czas, a nas też będą „gonić płatności”. W takich sytuacjach warto pokusić się o wsparcie instytucji finansowych. Branie kredytu nie jest czymś łatwym i wiele firm się powstrzymuje przed ich zaciąganiem, ale czasem może to być jedyna szansa na utrzymanie przedsiębiorstwa i przetrwanie trudnego okresu. Coraz częściej na pomoc przychodzą też firmy, które za niewielki procent od należnych kwot finansują faktury. System ten zaczyna być coraz bardziej popularny w działaniach B2B.

I jeszcze ostatnia rada. Będąc w dołku, spłacajmy jak najszybciej najstarsze zaległości. Nawet niewielkie kwoty, które zalegamy partnerom, mogą być dla nich tak samo ważne, jak te niewielkie kwoty, które zalegają nam nasi klienci. Niestety w biznesie ta spirala może doprowadzić do niewydolności finansowych wielu firm. Wystarczy tylko, że w całym naszym ekosystemie pojawi się jedno, dwa przedsiębiorstwa, które zaczną mieć problem z przepływami pieniędzy. Pamiętajcie, zawsze warto mieć odłożone coś na czarną godzinę.

Michał Bąk

Elivo / Marketing i biznes

Płynność finansowa ważniejsza niż zysk?

Cashflow w firmie – jak to robić?

I – poznaj swoje możliwości

II – zweryfikuj swoich płatników

III – nagradzaj płacących w terminie lub tych z góry

IV – zarządzaj swoimi płatnościami

V – ostateczne rozwiązania zostawiaj na koniec

Michał Bąk

Jak dodawać dokumenty kosztowe w aplikacji?

Jak wysłać ZUS DRA z naszej aplikacji?

Jak połączyć konto z Krajowym Systemem e-Faktur?

Jeżeli ten artykuł był pomocny, pomyśl jak pomocny jest nasz program