Instrukcja KSeF dla spółki w Faktura.pl
18.03.2026
18.03.2026
W celu korzystania z KSeF spółki i podmioty niebędące osobami fizycznymi muszą w pierwszej kolejności złożyć w urzędzie skarbowym formularz ZAW-FA, aby wskazać osobę uprawnioną do zarządzania systemem KSeF.
Zawiadomienie ZAW-FA składa się w urzędzie skarbowym właściwym dla podatnika:
przy czym zawiadomienie musi być podpisane zgodnie z reprezentacją podmiotu.
Po przetworzeniu złożonego ZAW-FA przez urząd skarbowy osoba wskazana
w zgłoszeniu loguje się do Aplikacji Podatnika KSeF.
| Logowanie do Aplikacji Podatnika KSeF odbywa się poprzez stronę: https://ap.ksef.mf.gov.pl |
Do wyboru są następujące metody uwierzytelnienia:
Przy wyborze tej metody zostaniesz przekierowany na stronę logowania do Profilu Zaufanego, gdzie należy przejść proces autoryzacji.
Wybierając autoryzację podpisem kwalifikowanym:
Wybierając autoryzację odciskiem palca:
W kolejnym kroku określ kontekst logowania.
W polu Identyfikator wskaż jedną z poniższych opcji:
Następnie wprowadź numer wybranego identyfikatora i kliknij Uwierzytelnij oraz dokonaj logowania zgodnie z wybranym sposobem.
W zakładce Certyfikaty -> Wnioskuj o certyfikat uzupełnij poniższe pola:
| Hasło należy bezpiecznie zapisać, ponieważ w późniejszym etapie nie ma możliwości jego odzyskania. |
Po uzupełnieniu powyższych pól kliknij w opcję Generuj, a wówczas na urządzeniu zapisze się klucz prywatny (.key).
W polu Przeznaczenie certyfikatu wybierz:
Ustal datę ważności certyfikatu w polu Certyfikat ważny od i kliknij Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu.
Po zatwierdzeniu wniosku o certyfikat wybierz Pobierz Certyfikat, a certyfikat (.crt). zostanie zapisany na urządzeniu
| Aby uzyskać drugi typ certyfikatu, należy powtórzyć powyższą procedurę.
Certyfikaty przechowuj w bezpiecznym miejscu i nie udostępniaj ich osobom trzecim. |
Osoba zgłoszona w ZAW-FA posiada wyłącznie uprawnienia administracyjne do zalogowania się do KSeF danego podmiotu i nadawania uprawnień.
Aby wystawiać i odbierać faktury integrując się z systemem księgowym konieczne jest jeszcze nadanie uprawnień na konkretny PESEL lub NIP.
W tym celu w Aplikacji Podatnika KSeF należy przejść do zakładki Uprawnienia -> Nadaj uprawnienia.
W sekcji nadawania uprawnień należy wybrać odpowiedni rodzaj uprawnień oraz uzupełnić poniższe dane:
W sekcji Zakres uprawnień należy zaznaczyć co najmniej jedno z poniższych:
oraz zatwierdzić swój wybór przyciskiem Nadaj Uprawnienia.
Aby zintegrować się z KSeF w systemie Faktura.pl należy wgrać wygenerowane certyfikaty. W tym celu należy kliknąć w przycisk POŁĄCZ KONTO Z KSEF.
Następnie wybieramy połączenie za pomocą certyfikatu.
Wczytujemy klucz prywatny dla certyfikatu autoryzującego z rozszerzeniem „.key” oraz certyfikat z rozszerzeniem „.crt” oraz wpisujemy hasło ustalone na etapie generowania certyfikatu.
Po naciśnięciu przycisku DALEJ system zostaje zintegrowany z KSeF.
W kolejnym kroku możemy przejść do wgrania certyfikatu offline klikając w przycisk DODAJ CERTYFIKAT OFFLINE, gdzie wczytujemy klucz prywatny dla certyfikatu offline z rozszerzeniem „.key” oraz certyfikat z rozszerzeniem „.crt” oraz wpisujemy hasło ustalone na etapie generowania certyfikatu.
Po wgraniu certyfikatu offline należy kliknąć przycisk DALEJ. Gratulacje integracja z KSeF w systemie Faktura.pl przebiegła pomyślnie!
Praktyk księgowości i entuzjastka optymalizacji procesów. Od lat realizuje misję usprawniania pracy księgowym, aktywnie uczestnicząc w projektowaniu i wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań dla branży. W swojej codziennej pracy łączy głęboką wiedzę praktyczną z wizją technologiczną, tworząc narzędzia podnoszące komfort i efektywność codziennej pracy w biurach rachunkowych.
Polecane artykuły
17.02.2026
W systemie Faktura.pl dostępna jest funkcjonalność generowania raportów niezbędnych do przygotowania wykazu o zakresie korzystania ze środowiska (np. w zakresie emisji z silników spalinowych). Dzięki temu użytkownik może w łatwy sposób wyliczyć kwoty należne Urzędowi Marszałkowskiemu na podstawie zaksięgowanych faktur paliwowych.
czytaj dalej06.02.2026 (Aktualizacja: 17.02.2026)
System Faktura.pl umożliwia rozliczenie płatności podatkowych podczas opisywania dokumentów. Po dodaniu pliku z potwierdzeniem przelewu możliwe jest szybkie powiązanie go z odpowiednimi deklaracjami. Funkcjonalność jest dostępna dla użytkowników samodzielnie prowadzących księgowość oraz dla biur rachunkowych. Poniżej znajduje się opis poszczególnych etapów procesu.
czytaj dalej03.02.2026 (Aktualizacja: 18.03.2026)
Połączenie konta Faktura.pl z KSeF zajmuje maksymalnie 5 minut. Sprawdź sam kompleksową instrukcję w jaki sposób możesz to zrobić w naszym systemie. Profil zaufany, Certyfikat, czy token - możesz to zrobić na 3 sposoby. A w sposób w jaki to możesz zrobić znajdziesz poniżej
czytaj dalej