Przeglądanie komputera, grzebanie w szafkach i przesłuchania. Jak wygląda kontrola ZUS w firmie?

22.11.2023 (Aktualizacja: 07.10.2024)

Kontrola firmy to jeden z najbardziej stresujących momentów w życiu każdego przedsiębiorcy. Skomplikowane, rozbudowane i notorycznie zmieniane przepisy sprawiają, że – mimo najlepszych chęci – trudno jest przestrzegać wszystkich obowiązków, zakazów i nakazów serwowanych nam przez ustawodawcę. Urzędnicy zdają się o tym zapominać i z całą bezwzględnością szukają, a następnie karzą za nieprawidłowości, które pojawiają się w przedsiębiorstwach. Dziś przedstawię, jak wygląda kontrola z perspektywy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa).

Ograniczenia kontroli w Prawie przedsiębiorców

Zanim jednak przejdziemy do zapisów ustawy ubezpieczeniowej, warto zwrócić uwagę na Prawo przedsiębiorców. To w tym akcie prawnym znalazły się ogólne przepisy, które dotyczą (w różnym zakresie) wszystkich kontroli, jakie przeprowadza się u podmiotów wykonujących działalność gospodarczą. Prawo przedsiębiorców, dopóki co innego nie wynika z przepisów europejskich lub umów międzynarodowych, daje pewne podstawy i ramy, które określają, jak wyglądają kontrole w Polsce.

Przykładowo, w art. 48 Prawa przedsiębiorców zawarto regułę, zgodnie z którą organ kontroli co do zasady nie powinien wchodzić do przedsiębiorstwa bez zapowiedzi. Kontroler ma obowiązek poczekać co najmniej 7 dni po zawiadomieniu o wszczęciu kontroli, co w założeniach ma dać czas przedsiębiorcy na takie przygotowanie zakładu, by kontrola w minimalnym stopniu wpływała na jego normalne funkcjonowanie. Bardzo ważnym ogólnym przepisem jest także art. 55, w którym uregulowano maksymalne okresy przeprowadzania kontroli (zróżnicowane w zależności od wielkości przedsiębiorcy).

Warto pamiętać o zasadach wynikających z Prawa przedsiębiorców, ponieważ do tych przepisów odsyła art. 92a w sytuacji, gdy kontrolowany płatnik składek jest przedsiębiorcą.

Ogólne zasady kontroli to jedno, dziś skupimy się natomiast na tym, czym charakteryzuje się kontrola ZUS-u.

Wybierz polecany program do faktur

Co kontroluje ZUS?

W myśl ogólnej zasady ZUS kontroluje wykonywanie zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek. Oznacza to, że Zakład może sprawdzać, czy przedsiębiorca wypełnia wszystkie, część lub nawet jeden obowiązek wynikający z szeroko rozumianego prawa ubezpieczeń społecznych. Kontrola nie musi ograniczać się wyłącznie do zapisów ustawy.

W art. 86 ust. 2 ustawy przedstawiono przykładowe obszary kontroli. Są to:

  • zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych;
  • prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS;
  • ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu;
  • prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe;
  • wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych;
  • dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Szczególnie interesujący (w negatywnym sensie) wydaje się ostatni punkt, ponieważ daje on inspektorom ZUS teoretycznie bardzo szerokie uprawnienia.

Dalsza część artykułu dostępna na portal.faktura.pl

Dominik Bożek

Autor kilkudziesięciu artykułów o tematyce biznesowej w branżowych mediach. Od lat realizuje misję edukowania przedsiębiorców ws. skutecznego korzystania z faktoringu poprzez tworzenie i dystrybuowanie treści. Absolwent Politechniki Warszawskiej, gdzie uzyskał tytuł magistra Administracji ze specjalizacją Finanse i Bankowość. Redaktor naczelny biznesowego serwisu portal.faktura.pl.

in

Polecane artykuły

27.07.2026

Zbiorcze księgowanie faktur z KSeF. Mniej powtarzalnej pracy, więcej kontroli

Faktury pobrane z KSeF trzeba nie tylko odebrać, ale również odpowiednio zakwalifikować i zaksięgować. Gdy w danym miesiącu pojawia się wiele dokumentów rozliczanych według tych samych zasad, otwieranie każdego z nich osobno oznacza powtarzanie tych samych czynności.

czytaj dalej

30.06.2026 (Aktualizacja: 02.07.2026)

Obowiązek archiwizacji faktur – ile lat i w jakiej formie przechowywać faktury

Dowiedz się, jak długo musisz przechowywać faktury w firmie i czy archiwum cyfrowe jest w pełni bezpieczne podczas kontroli.

czytaj dalej

26.05.2026 (Aktualizacja: 02.06.2026)

KSeF dla JDG – od kiedy obowiązuje, jak się zarejestrować i jak wdrożyć ten proces krok po kroku

Do niedawna dla wielu właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych KSeF był odległym   problemem dużych spółek i działów księgowości. Dziś wiadomo już, że od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur obejmie również większość JDG i mikrofirm. Dla części przedsiębiorców będzie to największa zmiana w codziennym fakturowaniu od czasu wprowadzenia JPK. Problem polega na tym, że KSeF nie sprowadza się wyłącznie do nowego miejsca wystawiania faktur — zmienia sposób obiegu dokumentów, współpracę z księgowością i organizację pracy w firmie. Dlatego przedsiębiorcy, którzy zaczną przygotowania wcześniej, unikną chaosu, który zwykle pojawia się tuż przed wejściem nowych obowiązków.

czytaj dalej

Jeżeli ten artykuł był pomocny, pomyśl jak pomocny jest nasz program