Program do faktur a bezpieczeństwo danych – na co zwrócić uwagę?

17.06.2024

W dobie cyfryzacji i rosnącej liczby zagrożeń cybernetycznych, bezpieczeństwo danych staje się jednym z kluczowych aspektów funkcjonowania każdej firmy. Program do faktur, jako narzędzie do zarządzania dokumentami finansowymi, przechowuje wrażliwe informacje dotyczące transakcji i klientów. W związku z tym, wybór odpowiedniego programu do faktur powinien być przemyślany i uwzględniać szereg kwestii związanych z ochroną danych. W niniejszym artykule przyjrzymy się, na co należy zwrócić uwagę przy wyborze programu do faktur, aby zapewnić bezpieczeństwo danych.

Bezpieczeństwo danych w programach do faktur

Bezpieczeństwo danych w kontekście programów do faktur obejmuje ochronę przed nieautoryzowanym dostępem, utratą danych, a także ich integralność. W praktyce oznacza to konieczność stosowania zaawansowanych technologii zabezpieczających oraz przestrzegania standardów i regulacji prawnych dotyczących ochrony danych.

Szyfrowanie danych

Jednym z podstawowych aspektów bezpieczeństwa danych jest szyfrowanie. Dobry program do faktur powinien zapewniać szyfrowanie danych zarówno podczas ich przesyłania, jak i przechowywania. Szyfrowanie podczas przesyłania danych, znane również jako szyfrowanie w tranzycie, chroni informacje przed przechwyceniem przez nieuprawnione osoby. Najczęściej stosowaną technologią jest SSL/TLS (Secure Socket Layer/Transport Layer Security), która zapewnia bezpieczne połączenie między użytkownikiem a serwerem.

Szyfrowanie danych w stanie spoczynku

Szyfrowanie danych w stanie spoczynku, czyli podczas ich przechowywania na serwerach, jest równie istotne. Chroni ono informacje w przypadku fizycznego dostępu do nośników danych lub ich kradzieży. Warto upewnić się, że wybrany program do faktur stosuje zaawansowane algorytmy szyfrowania, takie jak AES (Advanced Encryption Standard), który jest obecnie jednym z najbezpieczniejszych standardów.

Zgodność z regulacjami prawnymi

RODO (GDPR)

Wybierając program do faktur, należy upewnić się, że jest on zgodny z obowiązującymi regulacjami prawnymi dotyczącymi ochrony danych. W Europie kluczową regulacją jest Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO), znane również jako GDPR (General Data Protection Regulation). Program powinien oferować funkcje umożliwiające spełnienie wymagań RODO, takie jak prawo do bycia zapomnianym, prawo do przenoszenia danych czy możliwość wyrażenia zgody na przetwarzanie danych.

Inne regulacje lokalne

W zależności od kraju, w którym firma działa, mogą obowiązywać dodatkowe regulacje dotyczące ochrony danych. Przykładem mogą być amerykańskie przepisy dotyczące ochrony danych finansowych, takie jak GLBA (Gramm-Leach-Bliley Act) czy HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) dla sektora medycznego. Przed wyborem programu do faktur warto sprawdzić, czy spełnia on wymagania lokalnych regulacji prawnych.

Polityka prywatności i przejrzystość

Jasne zasady przetwarzania danych

Program do faktur powinien posiadać jasną i przejrzystą politykę prywatności, która wyjaśnia, jakie dane są zbierane, w jaki sposób są przetwarzane oraz kto ma do nich dostęp. Użytkownicy powinni być informowani o wszelkich zmianach w polityce prywatności oraz mieć możliwość wyrażenia zgody na przetwarzanie swoich danych.

Informowanie o naruszeniach danych

W przypadku naruszenia danych, firmy korzystające z programu do faktur powinny być natychmiast informowane o incydencie. Szybkie powiadomienie pozwala na podjęcie odpowiednich kroków zaradczych i minimalizację potencjalnych szkód.

Wsparcie techniczne i aktualizacje

Regularne aktualizacje oprogramowania

Bezpieczeństwo danych wymaga ciągłej aktualizacji systemów i oprogramowania. Program do faktur powinien być regularnie aktualizowany, aby uwzględniać najnowsze poprawki bezpieczeństwa i eliminować potencjalne luki. Warto wybierać rozwiązania, które oferują automatyczne aktualizacje, co zapewnia, że system jest zawsze na bieżąco.

Profesjonalne wsparcie techniczne

Niezawodne wsparcie techniczne jest kluczowe w przypadku problemów z bezpieczeństwem. Dostawca programu do faktur powinien oferować profesjonalne wsparcie techniczne, które pomoże w rozwiązaniu problemów oraz zapewni pomoc w przypadku incydentów bezpieczeństwa.

Podsumowanie

Bezpieczeństwo danych w programach do faktur to kwestia niezwykle istotna, wymagająca odpowiedniego podejścia i zastosowania zaawansowanych technologii zabezpieczających. Wybierając program do faktur, warto zwrócić uwagę na szereg czynników, takich jak szyfrowanie danych, kontrola dostępu, regularne tworzenie kopii zapasowych, zgodność z regulacjami prawnymi, audyty bezpieczeństwa, polityka prywatności, wsparcie techniczne oraz posiadane certyfikaty. Zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych nie tylko chroni firmę przed zagrożeniami cybernetycznymi, ale również buduje zaufanie klientów i partnerów biznesowych.

Jeżeli ten artykuł był pomocny, pomyśl jak pomocny jest nasz program