Jak rozliczyć duplikat faktury VAT?

Jak powinien wyglądać duplikat faktury?

Zgodnie z art. 106 l Ustawy o VAT faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz “DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia. Informacje uwidocznione na duplikacie faktury będą identyczne, jak na fakturze, dotyczy to zarówno daty sprzedaży, kwoty, jak i danych nabywcy i wystawcy. Jedyną różnicą będzie dopisek „duplikat z dnia”.

Jak postąpić z duplikatem faktury?

1. Jesteś sprzedającym – wystawiłeś duplikat faktury klientowi

Jeżeli klient poprosił Ciebie, jako sprzedającego o wystawienie duplikatu faktury, nie masz prawa odmówić. Takiego duplikatu faktury nie księgujesz, nie rozliczasz na jego podstawie podatków, wystarczy, że go podepniesz pod pierwotnie wystawioną fakturę, albo zapiszesz w formie elektronicznej, jeżeli tak wystawiasz faktury. Nie powoduje to dla Ciebie żadnych dodatkowych obowiązków. Sprzedaż, którą dokumentowała pierwotnie wystawiona faktura została już wcześniej zaksięgowana i rozliczona, nie musisz więc tego robić ponownie, ani składać żadnych korekt. Wystawione duplikaty musisz jednak przechowywać w swojej ewidencji.

2. Jesteś kupującym – otrzymałeś duplikat faktury

Kiedy w Twojej dokumentacji brakuje faktury, możesz wystąpić do sprzedającego z wnioskiem o wystawienie duplikatu. Może to być prośba ustna lub pisemna, złożona np. za pośrednictwem poczty e-mail. Postępowanie z otrzymanym dokumentem jest zależne od tego, czy otrzymałeś fakturę wystawioną pierwotnie.

Gdy faktura pierwotna trafiła do Twojej firmy, zaksięgowałeś ją, odliczyłeś na jej podstawie VAT i zaliczyłeś do kosztów, a później uległa zniszczeniu lub zagubieniu (np. wskutek pożaru, zalania, kradzieży), duplikat tylko wpinasz do dokumentacji. Powinieneś przechowywać ten dokument w miejscu zaginionej czy zniszczonej faktury. Nie musisz go ponownie księgować, nie dokonujesz żadnych dodatkowych zapisów w ewidencjach.

Jeżeli faktury wcześniej nie otrzymałeś, nigdy nie trafiła do Twojej firmy (np. zaginęła na poczcie albo sprzedawca jej nie wysłał) i nie ująłeś jej w swoich odliczeniach, wtedy traktujesz duplikat tak jak standardową fakturę, otrzymaną po raz pierwszy. Oznacza to, że możesz odliczyć VAT na bieżąco, według daty otrzymania duplikatu. Co do podatku dochodowego, zdania urzędów są podzielone. Najczęściej interpretacje mówią, że wydatek można zaliczyć do kosztów w momencie wystawienia faktury pierwotnej, ale są też opinie, że należy to zrobić w dacie duplikatu.

Jest jeszcze trzecia możliwość – faktura trafiła do Twojej firmy, ale nie zaksięgowałeś jej, bo np. zapomniałeś, zawieruszyła się między dokumentami albo wpadła za szafę. W takiej sytuacji nie masz prawa do odliczenia podatku VAT od duplikatu. Zgodnie z przepisami podatkowymi, powinieneś dokonać korekty rozliczeń i ująć wydatek udokumentowany fakturą w miesiącu faktury pierwotnej.

Powyższe zasady dotyczą większości faktur, dokumentujących standardowe transakcje. Wyjątkami są faktury dotyczące transakcji zagranicznych albo dokumentujące zakupy objęte procedurą odwrotnego obciążenia. Tak może być, gdy kupujesz usługę od firmy bez siedziby w Polsce, albo usługę budowlaną. W tych przypadkach najczęściej należy rozliczać podatek VAT w dacie otrzymania towaru albo wykonania usługi. Data wystawienia i otrzymania faktury czy jej duplikatu nie mają w większości tych przypadków znaczenia. Jeśli więc nie otrzymasz takiej faktury, tylko dostaniesz z opóźnieniem duplikat, powinieneś mimo wszystko dokonać korekty deklaracji VAT.