Faktura zaliczkowa – kiedy i jak ją wystawiać?
01.01.2017
01.01.2017
Zaliczkę pobierasz zazwyczaj w przypadku wysokich cen, aby pokryć chociaż część kwoty zamówienia. Jeśli w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zajmujesz się na przykład handlem częściami do samochodów i Twój kontrahent chce zamówić części za bardzo wysoką kwotę, to aby nie być stratnym, w przypadku zmiany zdania przez kontrahenta, najbezpieczniej jest wziąć zaliczkę. Decyzja o wysokości zaliczki należy do Ciebie, nie jest narzucana przez przepisy podatkowe. Następnie, kiedy kwotę zaliczki masz już na rachunku bankowym, musisz wystawić fakturę zaliczkową. Ostatnim etapem procesu jest rozliczenie zaliczki z kwotą usługi w fakturze końcowej.
Oprócz standardowych elementów, takich jak: data, kolejny numer, dane nabywcy i sprzedającego, faktura zaliczka posiada jeszcze kilka elementów, o które musisz ją wzbogacić. Wszystkie istotne informacje dotyczące faktury zaliczkowej znajdziesz w art. 106f ustawy o VAT. Elementami odróżniającymi są:
– nazwa usługi z dopiskiem „zaliczka za….”, bądź określenie rodzaju faktury na górze dokumentu – „FAKTURA ZALICZKOWA”,
– kwota otrzymanej zaliczki
– kwota podatku VAT wyliczona wg wzoru:
„kwota podatku = (kwota zaliczki*stawka podatku)/(100+ stawka podatku)”,
Przykład wyliczenia:
Kwota zaliczki = 2000 zł brutto
Stawka podatku = 23%
Kwota podatku = (2000 * 23) / (100 + 23) = 46000 / 123 = 373,98
– wartość zamówionych towarów lub usług netto,
– stawka podatku,
– kwota podatku oraz
– wartość brutto zamówienia lub umowy.
Po otrzymaniu zaliczki i wystawieniu faktury zaliczkowej pozostaje Ci wystawić fakturę końcową. Fakturę zaliczkową jak i końcową trzeba wystawić do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania części lub całości zapłaty. Czyli jeśli w lipcu wziąłeś zaliczkę za sprzedaż drogiego samochodu, a resztę płatności otrzymałeś w sierpniu, to fakturę zaliczkową wystawiasz maksymalnie do 15 sierpnia, natomiast fakturę końcową do 15 września. Może też Ci się zdarzyć, że zaliczkę otrzymasz na początku lipca a resztę płatności pod koniec lipca. Wtedy nie musisz wystawiać osobnej faktury zaliczkowej, a transakcję tą możesz ująć na jednej fakturze końcowej, wystawionej maksymalnie do 15 sierpnia, z wyszczególnieniem wpłaconej zaliczki.
Faktur zaliczkowych do jednego zamówienia może być kilka, wtedy numery wszystkich tych faktur muszą zostać wyszczególnione na fakturze końcowej, na przykład „w uwagach”. W fakturze końcowej musisz pomniejszyć kwotę sprzedaży o kwotę otrzymanych zaliczek. Dozwolone jest też wyszczególnienie w fakturze końcowej dat faktur zaliczkowych.
Jeśli kontrahent wpłaci na Twoje konto zaliczkę, która obejmie 100% wartości usługi czy towaru, wówczas nie masz obowiązku wystawiania faktury końcowej, ale dla lepszego poglądu rozrachunków warto wystawić fakturę końcową zerową.
Wystawiona przez Ciebie faktura zaliczkowa nie wywołuje u Ciebie ani u Twojego kontrahenta skutków w podatku dochodowym, co oznacza, że nie ujmujesz w księgach tej zaliczki jako przychodu do opodatkowania, ani Twój kontrahent nie ujmuje tej zaliczki jako kosztu. Przychód powstaje w momencie zakończenia wykonywania usługi bądź dostawy towaru
Jeśli za swoją usługę lub towar otrzymałeś zaliczkę w wysokości 100% zamówienia, i nie wystawiłeś z tego tytułu faktury końcowej (poprzestałeś na fakturze zaliczkowej), to w podatku dochodowym swój przychód ujmujesz po zakończeniu usługi lub wydaniu towaru. To samo dotyczy nabywcy, który uiścił taką 100% zaliczkę i nie otrzymał faktury końcowej – swój koszt ujmie on w dacie, gdy usługa została dla niego wykonana, albo towar dostarczony.
Inaczej jest w podatku od towarów i usług. Obowiązek w podatku VAT powstaje w momencie wystawienia faktury zaliczkowej. Jako wystawca faktury musisz rozliczyć podatek VAT należny w miesiącu, w którym wystawiłeś fakturę zaliczkową, tj. otrzymałeś zaliczkę. Będąc nabywcą usługi masz prawo odliczyć podatek VAT z faktury zaliczkowej.
Mam nadzieję, że powyższe informacje okażą się pomocne i dzięki nim będziesz wiedział kiedy i jak wystawić fakturę zaliczkową oraz jak ją ująć w ewidencjach podatkowych. W wystawianiu faktur zaliczkowych oraz końcowych pomoże Ci program do faktur – Faktura.pl. Formularze faktur są zaprojektowane zgodnie z przepisami, Tobie zostaje więc tylko wypełnić odpowiednie rubryki, a dokumenty księgowe wystawią się same. Przekonaj się sam, jakie to proste.
Polecane artykuły
28.02.2023
Nota korygująca to dokument wystawiany przez sprzedawcę, który poprawia lub - jak sama nazwa wskazuje - koryguje istniejący dokument.
czytaj dalej28.02.2023
Oświadczenie o pominięciu faktur to dokument, potwierdzający to, że strony transakcji wspólnie doszły do porozumienia, że wystawienie faktury się nie odbędzie.
czytaj dalej16.11.2022
Księgowość online to oszczędność nie tylko czasu, ale i pieniędzy. Nasze inteligentne algorytmy pomogą Ci ze wszelkimi zadaniami księgowymi, a jeżeli dopadną Ciebie wątpliwości, to zawsze możesz zadzwonić do naszego eksperta, który w ramach abonamentu wytłumaczy wszystko, co Cię trapi. Poniżej za to odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania przez naszych użytkowników.
czytaj dalej