25 Maja
2017
powrót

Jak prawidłowo wystawić fakturę VAT?

Na początek ustalmy kilka zasad, które zawsze ułatwią Ci prawidłowe wystawienie faktury. Skoro czytasz te wskazówki, prawdopodobnie jesteś podatnikiem VAT czynnym lub zwolnionym. Poniżej znajdziesz kilka praktycznych porad jak szybko i bezpiecznie wystawiać faktury i inne dokumenty księgowe.

Jak prawidłowo wystawić fakturę VAT?

Nie drukuj faktur elektronicznych

W dobie fintechów, post-świata i rzeczywistości rozszerzonej, technologia wkracza także w życie administracji publicznej. Oprócz składania pozwów do e-sądu po API, załatwiania spraw w urzędzie za pomocą e-PUAPu i uiszczania opłaty skarbowej w urzędzie w Sopocie za pomocą Płatności Online, każdy przedsiębiorca może już od kilku lat bez ryzyka wystawiać i przesyłać swoim klientom faktury elektroniczne oraz okazywać je do kontroli urzędom skarbowym. Faktury elektroniczne już od dawna działają na podstawie ustawy o podatku VAT i są tak samo ważne jak te papierowe. Dlatego tym bardziej w zespole Faktura.pl zaskoczyły nas odpowiedzi naszych użytkowników w przeprowadzonej ankiecie. Na pytanie: „Dlaczego wciąż drukujesz faktury i doręczasz je w formie papierowej?” wielu z nich odpowiedziało, że tego wymagają od nich klienci.

Drukowanie faktur, choć wciąż jeszcze bardzo popularne, pomału traci na znaczeniu. Coraz częściej przedsiębiorcy liczą koszty i czas, jaki poświęcają na taki obieg dokumentów. Dlatego w Faktura.pl będziemy konsekwentnie zachęcać Cię do posługiwania się fakturami elektronicznymi. I trzymać kciuki za to, żebyś zamiast ulegać presji klientów, przekonywał ich, że faktury elektroniczne, to naprawdę bardzo dobry pomysł. W serwisie Faktura.pl wystawiasz je automatycznie, przesyłasz mailowo i jeszcze możesz otrzymać ekspresową płatność za pomocą bramki płatniczej online.

Dwa egzemplarze – który to oryginał, a który kopia?

Technologia zmienia nawyki. Jeśli fakturę można wystawić elektronicznie, to jak rozpoznać, który egzemplarz to oryginał, a który kopia? O ile nie jesteś specjalistą od technologii, raczej trudno będzie Ci to odróżnić. Ale z pomocą przychodzi ustawa o VAT. Nie musisz oznaczać, który egzemplarz to oryginał, a który kopia. Po prostu jeden egzemplarz wysyłasz do klienta, a drugim musisz sam dysponować na wypadek kontroli. Możesz na przykład korzystać z tego, który jest zapisany w Twoim koncie w Faktura.pl. W każdej chwili pobierasz w formacie pdf dokument, którego potrzebujesz. Przechowywanie faktur w serwisie jest wygodne i legalne. Więcej o tym poczytasz w dalszej części artykułu.

Prawidłowa faktura, czyli jaka?

Przede wszystkim posiadająca wszystkie obowiązkowe elementy, o których mówi ustawa o VAT. Co ciekawe, żeby dokument księgowy potraktować jak fakturę, wcale nie trzeba zamieszczać na nim słowa „faktura”. O tym, czy dokument jest fakturą decyduje to, czy zawiera on wszystkie obowiązkowe pola. Innymi słowy, nawet jeśli jakiś dokument jest oznaczony „faktura”, wcale nie oznacza, że nią naprawdę jest. Z drugiej strony jeśli dostaniesz dokument wystawiony zgodnie z ustawą o VAT, może się okazać, że trzymasz w ręku fakturę, choćbyś z uwagi na brak oznaczenia jej nie rozpoznał.

W Faktura.pl bardzo przyzwyczailiśmy się do tej nazwy. Szanujemy siłę przyzwyczajenia i upraszczamy rzeczy skomplikowane. Skoro więc ustawa wciąż wymaga wystawiania faktur, tak właśnie oznaczamy dokumenty, które generujesz w serwisie. O tym, jakie jeszcze dokumenty księgowe możesz u nas wystawiać, dowiesz się dalej.

Faktury do wystawienia

Sprzedawca vs nabywca

W największym skrócie sprzedawca to Ty, a nabywca to Twój klient. Co prawda ustawa nazywa Cię podatnikiem, ale naszym zdaniem ładniej brzmi sprzedawca, bo przecież o to chodzi w Twoim biznesie. Twojego klienta ustawa nazywa nabywcą i niech tak zostanie. Najważniejsze, że dla każdej strony na fakturze powinna pojawić się nazwa (lub imię i nazwisko), NIP (chyba że Twój klient go nie posiada) oraz adres. Adres e-mail czy numer telefonu nie są obowiązkowe, ale znacznie ułatwiają komunikację i zwiększają wiarygodność.

Daty, numery i nazwy

Najważniejsza jest data wystawienia dokumentu. Inną datą, ale też obowiązkową, jest data wykonania usługi lub dostawy towarów. Ponieważ fakturę zwykle wystawiasz po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru, często będą się one różnić. Formatka do wystawiania dokumentów w serwisie Faktura.pl przewiduje te opcje.

Faktura VAT

Bardzo ważny jest numer, który będzie identyfikował konkretną fakturę. Ma on znaczenie szczególnie przy kontroli dokumentów przez urząd skarbowy. Przy numeracji faktur musisz szczególnie uważać. Powinien to być kolejny numer w ramach jednej lub więcej serii. W Faktura.pl udostępniamy Ci kilka popularnych serii numeracji, ale jednocześnie zachęcamy do tego, żeby każdy użytkownik definiował własną numerację faktur. Więcej na temat tej opcji dowiesz się z artykułu o personalizacji dokumentów.

Numeracja dokumentów

Obowiązkowym elementem jest też nazwa lub rodzaj towaru lub usługi, na którą wystawiasz fakturę. Oprócz tego musisz podać też miarę, ilość (lub liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług, a także cenę jednostkową towaru lub usługi (podawaną bez kwoty podatku). Te wszystkie pola uzupełnisz bez trudu w formatce faktury, a jeśli w swoim koncie zapiszesz nazwę towaru lub usługi wraz z jej ceną i jednostką miary, wybór tej pozycji na formatce faktury spowoduje automatycznie podstawienie wszystkich przypisanych do niej informacji. Działa to bardzo prosto i intuicyjnie, oszczędzając Twój czas, który zwykle marnujesz na wklepywanie pojedynczych danych.

Towar lub usługa

Jeśli na fakturze chcesz osobno pokazać, jak dużego rabatu udzieliłeś swojemu klientowi, musisz to zrobić w osobnym polu. W Faktura.pl wybierasz, czy udzielasz rabatu kwotowego czy procentowego i wpisujesz udzieloną wartość tuż za ceną netto. Jeśli cena netto zawiera już udzielony rabat, nie musisz wpisywać go w odrębne pole. Warto jednak korzystać z osobnej pozycji dla rabatu, bo to świetny zabieg marketingowy, dzięki któremu Twój klient doceni jak dużo zaoszczędził robiąc z Tobą biznes.

Rodzaj rabatu

Wartości, należności, z podatkiem i bez

Ważną dla skarbówki częścią faktury są informacje o cenie towaru lub usługi w różnych konstelacjach – bez podatku, z podatkiem, ze stawką podatku lub stawką podatku uporządkowaną według wysokości.

Ale po kolei.

W odrębnym polu na fakturze wpisujesz wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług bez podatku. Czyli np. 2x porada prawna po 50 zł netto = 100 zł netto. W Faktura.pl jest to pozycja oznaczona „Wartość netto”. Wybierasz do tego stawkę podatku w odrębnej kolumnie: 23% (w pozycji „Stawka VAT”). Potem system automatycznie wylicza kwotę podatku od „Wartości netto” i wpisuje ją w intuicyjną kolumnę „Wartość VAT”. Na końcu zbiera to wszystko do kupy i dumnie prezentuje ostateczny wynik w kolumnie „Wartość brutto”, która z kolei najbardziej zainteresuje Twojego klienta, który będzie musiał ją zapłacić.

Pozycje

Jeśli wystawiasz fakturę na usługi lub towary, na które nałożone są różne stawki VAT, to każdą taką usługę lub towar zapisz w osobnej pozycji. To także wymóg ustawy o VAT. Tuż pod pozycjami faktury, w serwisie znajdziesz krótkie podsumowanie. Jeśli posłużyłeś się różnymi stawkami VAT, to podsumowanie ładnie je uwidoczni. Dzięki temu faktura nie tylko jest przejrzysta, ale przede wszystkim zgodna z przepisami.

Podsumowanie Faktury

Takie są zasady, a co z wyjątkami?

W artykule 106e ustawy o VAT, który, czy chcesz czy nie, musisz bardzo dobrze poznać i polubić, znajdziesz jeszcze kilkanaście wyjątkowych sytuacji, kiedy na fakturze musisz, nie musisz lub możesz umieszczać inne elementy lub oznaczenia. Serwis Faktura.pl jest bardzo dobrze przygotowany na te ewentualności i w kolejnych artykułach, krok po kroku, przeprowadzimy Cię przez meandry takich sytuacji. Dowiesz się, co oznacza ''metoda kasowa'', kiedy na fakturze trzeba wstawić wyraz „samofakturowanie”, a kiedy zaznaczyć „odwrotne obciążenie”.

Jak przechowywać faktury elektroniczne?

Wystawione lub otrzymane faktury przechowujesz w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur. Faktury przechowujesz od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu, kiedy przedawni się Twoje zobowiązanie podatkowe, co w tradycyjnym przypadku oznacza 5 lat.

Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą z siedzibą w Polsce, faktury elektroniczne możesz przechowywać w innym kraju, tzn. na serwerach zagranicznego operatora, ale w taki sposób, żeby umożliwić organowi podatkowemu dostęp on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych oraz ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w tych fakturach zawartych.

Faktura.pl chętnie przechowa faktury dla Ciebie, bez odrębnego wynagrodzenia. Wszystkie wystawione przez Ciebie dokumenty dostępne są w Twoim koncie w intuicyjnej zakładce o tej samej nazwie. Zawsze masz do nich dostęp. Nasze serwery stoją w Polsce, a informacje na nich zapisane nie są udostępniane do żadnego innego kraju. Wygenerowany w serwisie dokument pdf spełnia wymogi faktury elektronicznej, a Twoje konto jest dostosowane do ich przechowywania zgodnie z przepisami.

Faktura i co jeszcze?

Oprócz podstawowego dokumentu, jakim jest faktura, w Faktura.pl wystawisz także jej odrębne typy – marżę, uproszczoną, proformę, zaliczkę. Wystawisz też rachunek oraz korektę do faktury. Żeby jeszcze bardziej ułatwić Ci życie, dodaliśmy funkcjonalność faktur cyklicznych. Raz definiujesz fakturę, a my za Ciebie regularnie wystawiamy ją i wysyłamy do Twojego Klienta, informując Cię o każdym kroku.

Oprócz prostej i zgodnej z prawem formatki faktury, dajemy Ci dodatkowe darmowe opcje, które dbają o Twoje pozytywne doświadczenia w serwisie. Dzięki magicznym suwakom, prześlesz pdf faktury mailem do Twojego Klienta i powiadomisz go o jej wystawieniu SMSem. Na dokumencie dodasz przycisk „Kliknij, żeby opłacić fakturę”, który przekieruje Twojego klienta do płatności online, dzięki czemu zapłaci on za Twoją fakturę w ekspresowym tempie. Dodając logo do swoich dokumentów sprawisz, że Twój klient, wśród wielu papierów, od razy rozpozna, który z nich pochodzi od Ciebie. Wreszcie, klikając przycisk „Wystaw fakturę” generujesz dokument, który automatycznie zapisuje się w zakładce „Wystawione dokumenty” skąd zawsze możesz go pobrać, edytować lub usunąć. Ty zaś przechodzisz do podglądu dokumentu, który możesz pobrać w formie pdf i zrobić z nim, co tylko zechcesz.

Zachęcamy Cię do poznawania także innych udogodnień Twojego konta, takich jak budowanie bazy Klientów oraz Twoich produktów i usług. Definiuj rachunki bankowe i zamieszczaj pieczęć prewencyjną. Więcej o prostych i przydatnych rozwiązaniach w Faktura.pl dowiesz się w odrębnych artykułach. Korzystaj z Faktura.pl bez ograniczeń i przekonaj się, że fakturowanie może być najprzyjemniejszą częścią Twojej pracy. Zadbaj o swój biznes i klientów, dbałość o Twoje dokumenty księgowe zostaw nam.